Université Lyon 1 - Gestionnaire scolarité et formation professionnelle (H/F)

• Accueillir et informer les candidats et stagiaires (présentiel, mail, téléphone, visio),
• Gérer les dossiers d’inscription
• Etablir les contrats et conventions
• Recenser les intervenants et établir le planning prévisionnel
• Transmettre les éléments constitutifs des dossiers vacataires au pôle de gestion financière
• Faire les demandes de réservation de salles
• Organiser les sessions d’examen : surveillance, convocation, copies,
• Saisir les notes sur Apogée, établir les relevés et organiser les jurys
• Editer les relevés de notes et les diplômes
• Etablir un bilan des heures réalisées et renseigner les fiches de service fait
• Gérer l’assiduité des stagiaires (émargement, tableau récapitulatif)

Contractualisation et suivi administratif en formation continue

• Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion (ex. FCA MANAGER, KAIROS, OFELI, EDOF, etc.),
• Établir les devis, conventions de formation et/ou contrats (entreprise, financeur, participant)
• Gérer les dossiers CPF (EDOF et France Travail KAIROS)
• Contrôler les effectifs et la soutenabilité financière des inscriptions (cohérence entre devis, conventions et factures).
• Gérer administrativement les sessions de formation (convocations, pré-tests, post-tests, enquêtes).
• Préparer les éléments de préfacturation en lien avec le PGF FC (dépôts des éléments sous FRAC$)
• Assurer la logistique des formations courtes (réservations, pauses, fournitures, reprographie, etc.).
• Suivre l’assiduité et les enquêtes de satisfaction,
• Éditer les documents officiels (certificats).

Interface avec les acteurs internes et externes

• Travailler en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques, ingénieurs de formation, enseignants et intervenants
• Échanger et traiter les dossiers avec les entreprises, OPCO, financeurs publics.
• Participer à la gestion financière en lien avec le PGF, la DAJI et l’agence comptable.
• Gérer et transmettre au PGF FC les éléments de gestion (certificats d’organisation, services faits)
• Suivi qualité et reporting
• Garantir la conformité réglementaire (formation continue).
• Assurer un contrôle interne pour vérifier la fiabilité des données.
• Contribuer à la mise en œuvre des procédures qualité (HCERES, certification Qualiopi, D²OF).
• Produire des tableaux de bord et indicateurs (inscriptions, recettes, suivi des conventions).

Activités complémentaires :

• Collaborer avec le service de la communication pour assurer la promotion des diplômes et des formations qualifiantes