Université Lyon 3 - Responsable administratif d'une antenne universitaire H/F

Garant de la bonne application des règles, procédures et référentiels de l’université au sein de l’antenne, il/elle veille particulièrement à la conformité des pratiques administratives locales avec les exigences institutionnelles.

Par son action, il/elle contribue directement à la qualité du service visant la satisfaction des besoins des usagers (personnels et étudiants), à la qualité de l’accueil et à la qualité du climat social au sein de l’antenne.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

 Interface avec l’université

Assurer le lien permanent entre l’antenne et les services centraux de l’université.

Relayer les orientations stratégiques et veiller à leur mise en œuvre locale.

Garantir l’application des procédures administratives et réglementaires.

Participer aux réunions de coordination avec les services centraux.

Organisation et supervision des services de scolarité

Superviser les activités de scolarité (planification de l’utilisation des salles, examens, suivi administratif des étudiants).

Veille au respect du règlement intérieur par les usagers (étudiants, enseignants, intervenants, etc.) et mise en place des dispositions adaptées en cas de problème.

Harmoniser les pratiques avec celles de l’université

Accompagner les équipes dans l’évolution des procédures.

Gestion des ressources humaines

Organiser les recrutements (publication des offres, sélection, entretiens).

Assurer la rédaction et le suivi des contrats de travail.

Gérer le suivi des congés, absences et temps de travail.

Superviser la conduite des entretiens annuels.

Accompagner les agents dans leur parcours professionnel.

Veiller au respect de la réglementation RH.

Suivi administratif et budgétaire

Participer avec la direction à l’élaboration et au suivi du budget de l’antenne.

Assurer le suivi des dépenses et des recettes.

Réaliser les demandes de subventions auprès de collectivités territoriale (Région, Département, Communauté d’Agglomération), préparer les comptes rendus et bilans.

Produire des tableaux de bord et des rapports d’activité.

Assurer le secrétariat des instances du GIP.

Organisation logistique

Superviser la gestion des locaux et des équipements

Organiser les conditions matérielles nécessaires aux activités (cours, examens, événements)

Assurer la coordination des prestataires externes

Veiller à la sécurité et au bon fonctionnement des installations