Coordonnateur/ Coordinatrice des secrétariats médicaux et des archives

-1.     ACTIVITES PRINCIPALES :
Fonction d’encadrement/management :
-        Mener avec la DRH au recrutement des candidats et anticiper les besoins dans le cadre de la GPMC.
-        Gérer le temps de travail en adéquation avec le protocole d’accord de l’établissement.
-        Etudier la charge de travail pour mettre en place des organisations, piloter l’activité, suivre et contrôler la qualité du service rendu aux usagers en fonction des moyens et ressources disponibles (matérielles, financières, humaines).
-        Gérer des effectifs, des moyens matériels et logistiques (contrôle et reporting).
-        Conduire les entretiens d’évaluation annuels, mettre à jours les fiches de poste, rédiger les fiches de notation. Evaluer les compétences professionnelles du personnel contractuel.
-        Motiver, dynamiser, valoriser et favoriser les échanges au sein des équipes.
-        Anticiper, prévenir et gérer les conflits au sein des équipes : médiation et ou prise de décision.

Fonctions transversales :
-        Mettre en place et suivre l’harmonisation des bonnes pratiques au sein des secrétariats médicaux.
-        Organiser et coordonner les travaux amélioratifs en lien avec l’ide ergonome du service de médecine du travail.
-        Coordonner et suivre les prestations de maintenance et de logistique.
-        Veiller à l’application et à l’actualisation des procédures, contribuer à l’élaboration du plan de formation.
-        Assurer le suivi des déclarations d’EI.
-        Paramétrer des outils, logiciels, système relevant de son domaine d’activités.
-        Organiser la collecte, la conservation et la communication des fonds d’archives.
-        Organisation le circuit de l’archivage dans le respect des conditions de conservation et de communication des archives.
-        Répondre aux sollicitations des services administratifs dans la collecte de données (Admissions, DIM, Qualité, DSI,…)