Adjoint au chef de la section des affaires générales et des opérations

Sous l'autorité du chef de la section des affaires générales et des opérations, l'adjoint participe au pilotage, à l'encadrement et à la coordination de l'ensemble des activités de la section. Il assure la continuité de son fonctionnement, supplée le chef de section en son absence et veille à la mobilisation des moyens humains, logistiques, techniques et matériels nécessaires au fonctionnement quotidien du Cabinet et du Bureau du cabinet.

1. Pilotage, management et coordination :
- participation à l'encadrement et à l'animation des équipes de la section, organisée autour de quatre composantes : protocole/événementiel/valorisation des espaces ; conducteurs automobiles ; informatique de proximité ; accueil/huissiers ;
- organisation et planification des activités, répartition des missions et suivi de leur réalisation ;
- coordination des composantes de la section afin de garantir continuité, réactivité et qualité du service ;
- gestion des priorités, suivi des dossiers et reporting auprès du chef de section.

2. Protocole, événementiel et valorisation des espaces :
- organisation et coordination des réunions, réceptions, cérémonies, manifestations et événements du Cabinet ;
- coordination des moyens nécessaires à leur préparation et à leur bon déroulement ;
- organisation de l'accueil des personnalités, délégations, partenaires et visiteurs ;
- suivi des prestataires et partenaires mobilisés ;
- utilisation et suivi de l'outil de gestion des invitations et des listes d'invités ;
- organisation des visites patrimoniales de l'Hôtel de Valois ;
- coordination des tournages, prises de vues, mises à disposition ou locations d'espaces et autres actions de valorisation du site ;
- coordination, avec les services compétents, des mouvements de mobilier, interventions du Mobilier national et dépôts ou mouvements d'oeuvres.
               
3. Conducteurs automobiles, mobilité et moyens logistiques :
- participation au pilotage et à la coordination de l'activité des conducteurs ;
- suivi des plannings, permanences, besoins de déplacement et continuité du service ;
- suivi des besoins relatifs aux véhicules, en lien avec les services compétents ;
- anticipation des besoins logistiques, techniques et matériels ;
- coordination des interventions techniques et des prestataires, notamment avec le Bureau des services généraux.

4. Informatique de proximité, accueil et huissiers :
- supervision et coordination de l'informatique de proximité ;
- organisation et coordination des activités d'accueil et des huissiers ;
- veille à la qualité de l'accueil, à la fluidité des opérations et au respect des exigences de sécurité et de confidentialité ;
- contribution au bon déroulement des activités organisées sur le site de Valois.