27 - Gestionnaire administratif(ve) H/F

Le pôle appui de la DOS a pour mission de faciliter la coordination des activités transversales de la direction, d’assurer le secrétariat général de la DOS et de contribuer à la structuration des outils, méthodes et processus nécessaires à l’exercice des missions de la direction.
Vous contribuez au bon fonctionnement transversal de la DOS, en assurant à la fois :
- un appui fonctionnel structurant à la direction de la DOS et aux départements de la direction (élaboration et structuration d’outils de partage de l’information, d’aide à la décision et de pilotage et d’optimisation des processus),
- des missions de secrétariat de direction, en complémentarité avec l’assistante de direction, afin de garantir la continuité et la fluidité de l’activité.
1) Appui fonctionnel et transversal à la direction (70%)
•   Concevoir, formaliser et déployer des outils partagés visant à améliorer la circulation de l’information et le fonctionnement transversal de la DOS ;
•   Contribuer à la sécurisation et à la formalisation des processus internes (méthodes, procédures, modes opératoires), notamment sur les fonctions support et les circuits administratifs ;
•   Participer à la valorisation des actions de la DOS (supports de présentation, tableaux de bord, documents institutionnels) ;
•   Assurer un appui opérationnel auprès des cinq départements de la DOS pour :
- l’optimisation des organisations de travail et des activités de secrétariat,
- l’accompagnement sur des besoins spécifiques ou ponctuels,
- l’harmonisation des pratiques administratives ;
•   Contribuer au suivi administratif et financier du Fonds d’Intervention Régional (FIR) pour le périmètre de la direction, en lien avec les services concernés, notamment :
- la centralisation et la consolidation des besoins en crédits FIR
- la mise en paiement des conventions FIR relatives au numérique en santé des établissements médico sociaux
- la contribution aux travaux de suivi et de reporting FIR
•   Participer à la structuration et à l’amélioration de l’usage des outils collaboratifs (Microsoft 365 / Teams) au sein de la direction.

 2) Missions de secrétariat de direction – en complémentarité et en suppléance (30%)
•   Assurer, en complémentarité avec l’assistante de direction, les missions de secrétariat de direction de la DOS, notamment :
-l’organisation logistique et administrative des réunions de direction (planification, convocations, réservation de salles, préparation et diffusion des supports),
- la gestion et le suivi des parapheurs, courriers et dossiers transversaux ;
•   Assurer le remplacement de l’assistante de direction lors de ses congés afin de garantir la continuité du secrétariat de direction