Assistant-e de direction et de gouvernance

Votre mission s’inscrit dans un contexte de coordination d’un collectif important réunissant de nombreux acteurs scientifiques, techniques et administratifs. Placé-e sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice des services d’appui, vous assurerez un rôle central dans l’organisation des activités de gouvernance et dans la circulation de l’information entre les différentes parties prenantes. Vous aurez des liens fonctionnels forts avec la Présidente de Centre que vous assisterez et appuierez. 

Ce poste vous permettra de contribuer au fonctionnement collectif du centre en facilitant la préparation des décisions, l’organisation des échanges et l’accueil des partenaires institutionnels. Par votre rigueur et votre sens de l’organisation, vous participerez à la qualité du dialogue interne et à la valorisation des activités du centre.

Dans ce cadre, vous serez en charge de :

Gestion des instances et réunions de gouvernance

- Élaborer et mettre à jour le calendrier annuel des réunions des instances du centre ;

- Préparer les ordres du jour en lien avec la direction et les services concernés ;

- Organiser matériellement les réunions et contribuer à la préparation des supports de présentation ;

- Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus ;

- Assurer le suivi des décisions et actions engagées.

Assistanat de la direction

- Organiser les réunions, rendez-vous et déplacements de l’équipe de direction ;

- Gérer les agendas et les aspects logistiques associés ;

- Rédiger des courriers et documents à destination des partenaires institutionnels ;

- Mettre en place et suivre des tableaux de bord relatifs au fonctionnement du centre ;

- Assurer une veille sur les informations utiles au collectif ;

- Organiser, classer et archiver les documents numériques.

Organisation d’évènements et accueil de délégations

- Coordonner la logistique des manifestations organisées sur le centre ;

- Préparer l’accueil de délégations, visiteurs et personnalités ;

- Organiser les circuits de visite, les réservations et les prestations nécessaires ;

- Assurer la présence et le suivi logistique lors des évènements ;

- Maintenir les relations avec les différents interlocuteurs impliqués dans leur organisation.