Agent d'accueil et standard

Activités principales
Agent chargé d’accueil et d’information :
- Accueillir, renseigner, assister et orienter l’usager vers le bon interlocuteur, le cas échéant vers d’autres administrations
- Prendre en compte les rendez-vous donnés par les différents services
- Relayer les informations des services
- Assurer la mise à jour régulière des supports d’information au public (affiches, plaquettes…)
- Renseigner quotidiennement les indicateurs de suivi de l’activité accueil
- Gérer le courrier à l'arrivée et au départ
- Affranchir le courrier et suivre le coût de l'affranchissement
- Recevoir des livraisons
- Suivre et actualiser des fiches de procédures
Agent chargé du standard :
- Accueillir par téléphone les usagers sur une amplitude horaire pouvant aller de 8h à 20h du lundi au vendredi
- Gestion du RESCOM – FAX
- Accueil du public et des participants aux réunions et cérémonies
- Suivi des alarmes (incendie, intrusion, groupe électrogène)

Missions spécifiques et complémentaires :
- Gérer les mails de la boîte fonctionnelle
- Appuyer à la gestion des fournitures
- Renseigner et accompagner sur les téléprocédures
- Saisir différents interlocuteurs
- Répondre aux sollicitations des services

Spécificités du poste / contraintes / Sujétions
• Contraintes horaires liées à la gestion du courrier (horaires arrivée et départ), de l’accueil et du standard
• Astreintes périodiques et interventions à la demande pour la partie standard
• Disponibilité, polyvalence, organisation
• Les missions sont assurées dans le respect des engagements de service du référentiel Quali-ATE

Votre environnement professionnel
Activités du service
Le service des Moyens, de la Logistique et de l’Accueil constitue l’un des quatre services du Secrétariat Général Commun Départemental.
Cette Direction et ce service doivent fournir aux services bénéficiaires les moyens de fonctionner en assurant à l'ensemble de la communauté de travail concernée un environnement de travail de qualité.

Composition et effectifs du service
Le service des Moyens, de la Logistique et de l’Accueil est composé de 17 agents.

Liaisons hiérarchiques
Le chef du service des Moyens, de la Logistique et de l’Accueil.
Liaisons fonctionnelles

Les membres du corps préfectoral
Les directions et services de la préfecture
Les directions départementales interministérielles