Chargé de secrétariat et d'appui aux outils numériques H/F

Voies navigables de France (VNF) est l’établissement public en charge de la gestion, de l’exploitation et du développement d’un réseau de 6700 km de voies fluviales en France. Avec nos 4 000 collaborateurs, nous transformons ce réseau en un moteur de développement économique, écologique et social. Nous offrons des solutions durables en matière de transport, de gestion de l’eau, de tourisme et de nouvelles énergies.
La direction territoriale Bassin de la Seine et Loire aval (DTBS) de Voies Navigables de France (VNF) est l’une des 7 directions territoriales de l’établissement.
Elle assure :
  L’exploitation, l’entretien et la modernisation de la voie d’eau
La gestion du domaine public fluvial
  Le développement du transport fluvial
Son périmètre couvre 5 régions et 18 départements, avec un réseau d’environ 1400 km de voies navigables. Au sein de la DTBS, un pôle de secrétariat mutualisé est en cours de structuration pour accompagner la direction, les services du siège et les services territoriaux (ST).
Rattaché(e) à la responsable du pôle, vous contribuez au bon fonctionnement du secrétariat mutualisé et assurez un appui administratif auprès de la direction, des services du siège et des services territoriaux.

Appui au fonctionnement du pôle
Participer aux activités quotidiennes du secrétariat mutualisé et assurer la continuité de service.
Assurer un appui administratif auprès des différents services.
Gérer les messageries fonctionnelles et participer au traitement du courrier.
Organiser les réunions : convocations, logistique, préparation des dossiers et suivi des comptes rendus si nécessaire.
 
Référent(e) outils et processus
Accompagner les utilisateurs dans l’utilisation des outils de secrétariat, notamment ELISE.
Assurer l’administration fonctionnelle de premier niveau des outils du pôle.
Élaborer et actualiser les procédures, modes opératoires et guides utilisateurs.
Veiller à la qualité des circuits documentaires et à l’harmonisation des pratiques.
 
Amélioration continue et innovation
Participer à la réingénierie des processus de secrétariat.
Identifier les possibilités de simplification et proposer des améliorations.
Contribuer aux projets de modernisation des outils et pratiques administratives : gestion documentaire, outils collaboratifs, automatisation, intelligence artificielle, etc.
Participer à la diffusion des bonnes pratiques et à l’accompagnement des utilisateurs.

Pour réussir dans ces missions, vous vous appuierez sur votre sens de l’organisation, votre capacité d’analyse et votre intérêt pour les outils numériques et l’amélioration des pratiques.