Accueil du public et gestion administrative - Mairie de Fontaines
Référence : O071260625001444
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Fontaines
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels statutaire € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
- accueil physique et téléphonique du public,
- tenue de l’agence postale communale ( le matin et en alternance avec un autre agent)
- gestion administrative dans les domaines de l’État civil, des affaires funéraires,préparation des scrutins électoraux et suivi des listes électorales, l’urbanisme, l’occupation et gestion du domaine public, la gestion des installations et du matériel municipaux
Sous l’autorité hiérarchique de la Secrétaire Générale des Services, le (la) Chargé(e) d’accueil et assistant(e) de gestion administrative a pour missions principales :
*ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DU PUBLIC
- Accueillir le public sur place et par téléphone
- Prendre des messages
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Enregistrement du courrier arrivée par voie postale/ expédition du courrier
- Traitement des mails et diffusion
- Secrétariat : frappe de courriers divers, convocations, invitations, arrêtés municipaux,
- Gestion de l’affichage administratif
* TENUE DE L’AGENCE POSTALE
- Accueillir les clients
- Affranchissement, vente des produits postaux, ...
- Gestion des colis
* GESTION ADMINISTRATIVE
- ETAT CIVIL
- Accueil des administrés
- Instruire et délivrer des actes d’état civil (naissance, adoption, mariage, décès, changement de prénom, reconnaissances avant naissance ..)
AFFAIRES FUNERAIRES
- Faire appliquer la législation funéraire et le règlement intérieur du cimetière
- Assurer la gestion et le suivi des concessions : vente, renouvellement, conversion, reprise, mettre à jour de manière continuelle le logiciel métier
PREPARATION DES SCRUTINS ELECTORAUX- RECENSEMENT DE LA POPULATION
- Participer à l’organisation administrative et matérielle des scrutins électoraux, des recensements de la population
URBANISME :
- Renseigner les usagers sur le PLUi et l’ AVAP en utilisant le logiciel Oxalis utilisé par les services instructeurs du Grand Chalon.
- Enregistrement des dépôts de permis, de DP pour transmission de l’instruction aux services du Grand Chalon.
- Instruction des demandes de certificat d’urbanisme, DIA, alignement, numérotage, servitude, non péril, certificat des carrières, demandes de renseignements d’urbanisme, questionnaires environnementaux…
OCCUPATION ET GESTION DU DOMAINE PUBLIC
- Rédiger les arrêtés divers, débits de boisson, temporaires (travaux), de terrasse
- Rédiger les arrêtés permanents de voirie,
- Gérer les DT et DICT
GESTION DES INSTALLATIONS ET MATÉRIELS MUNICIPAUX
- Gérer le planning d’utilisation des locaux municipaux (salles et équipements sportifs)
- Suivre la mise à disposition du matériel municipal
- Préparer les conventions et les courriers d’utilisation
COMMUNICATION
- Gestion de l’information sur le site internet de la Commune, panneaux lumineux, panneau pocket, facebook et l’affichage dans les panneaux vitrine.
Profil recherché
*Compétences techniques
- Maîtrise des logiciels bureautiques : tableur (libreoffice clac), traitement de texte (libreoffice writer), des logiciels de mise en page, de graphisme (canva, gimp ...)
- Maîtrise de l’utilisation des outils de communication en ligne (outlook, Facebook, Panneau Pocket, panneaux lumineux Icare-citys …)
- Connaissance appréciée des logiciels métiers : JVS état civil, Ternum-bfc pour le suivi des marchés public, Gestion de cimetière : GESCIME, geo.sydesl pour les demandes de dépannage des luminaires :
- Maîtrise des techniques et outils de communication
- Maîtrise des techniques de secrétariat et rédactionnelles
*Compétences relationnelles
- Posséder le sens du service public : information, respect, servitude
- Sens de l’accueil des administrés, sens de l’écoute, être diplomate envers le public
- Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion de l’accueil et de la demande formulée par les usagers
- Capacité à travailler en équipe
- Apte à comprendre les lois et décrets relatifs aux activités du service
- Être autonome au quotidien dans l’organisation du travail
- Prendre des initiatives et être force de propositions en sachant rendre compte
- Transmettre les informations et rapporter les problèmes rencontrés à la Secrétaire Générale
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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CNAS, régime indemnitaire, participation complémentaire santé
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
