Adjoint administratif – Gestionnaire formation continue

Activités principales :

1. Accueil et logistique
· Assurer l’accueil physique et téléphonique du service formation.
· Préparer les salles de formation et organiser leur utilisation (planning, matériel, signalétique).

2. Mise en œuvre du plan de formation
· Recevoir et traiter les demandes de formation validées.
· Organiser les sessions de formation : planification, inscriptions, convocations.
· Gérer les relations avec les organismes de formation (commandes, conventions, annulations éventuelles).

3. Gestion administrative et financière
· Veiller à la traçabilité administrative des actions de formation (conventions, feuilles d’émargement, attestations, évaluations).
· Participer à la mise en œuvre et au suivi du système qualité lié au référentiel Qualiopi.
· Contribuer à la constitution et à la mise à jour des preuves nécessaires aux audits Qualiopi.
· Participer à l’amélioration continue des processus de gestion de la formation.
· Assurer le suivi des indicateurs qualité et des évaluations des actions de formation.
· Assurer le suivi budgétaire des actions de formation.
· Contrôler la conformité des facturations et conventions de formation.
· Participer au suivi des financements (ANFH, DPC, dispositifs individuels).
· Contribuer au suivi analytique de l’activité formation.

4. Suivi des dossiers individuels
· Mettre à jour les dossiers formation des agents.
· Informer les agents sur les dispositifs disponibles (Bilan de compétences, DPC, VAE, CFP, CPF...).
· Accompagner les agents dans leurs démarches administratives liées à la formation.

5. Évaluation et reporting
· Collecter les évaluations des actions de formation.
· Contribuer au bilan annuel de formation en lien avec la responsable du service.
· Participer à l’amélioration continue des procédures de gestion.

6. Concours de titularisation
· Renseigner les agents sur les règlements intérieurs des concours.
· Apporter un appui, si besoin, à la responsable du service dans l’organisation des concours.

7. Développement et diffusion de l’offre de formation
· Participer à la structuration et à la mise à jour du catalogue de formation interne.
· Contribuer à la diffusion de l’offre auprès de publics externes (établissements partenaires, structures sanitaires et médico-sociales).