Adjoint Administratif Service Relations avec les usagers / Expérience patient / Affaires juridiques

Missions propres au poste (partagées avec le 2nd adjoint administratif) :

Missions d’accueil physique, téléphonique et numérique des usagers :

· Accueil physique, téléphonique et numérique (courriels), réorientation si besoin ;

· Information de premier niveau sur les droits des usagers, les procédures relatives aux réclamations, contentieux, médiations et demandes de dossiers médicaux, etc.

Missions de gestion administrative et de suivi des dossiers traités par le service

· Réclamations : assurer l’enregistrement, le traitement, le suivi et l’archivage des courriers de réclamation, et tenir à jour le registre des réclamations ;

· Demandes de dossiers médicaux (DM) : enregistrer, réunir les pièces nécessaires à la recevabilité, transmettre les demandes de dossiers médicaux aux services concernés, archiver les dossiers traités et tenir à jour le registre des demandes de DM ;

· Dossiers contentieux : assurer l’enregistrement, le traitement, le suivi et l’archivage des dossiers contentieux sous la supervision du responsable du service et les gestionnaires de sinistres de l’assureur en responsabilité civile médicale de l’établissement (RELYENS) ;

· Médiations médicales et non-médicales : assurer l’enregistrement, vérifier la recevabilité, saisir le médiateur compétent et soutenir l’organisation logistique des médiations (transmission d’informations entre les parties – RU compris, diffusion du rapport de médiation, …) ;

· Autres dossiers traités : recherches d’héritiers, demandes de communication de documents administratifs, courriers extérieurs (ARS, CGLPL, etc.).

Missions de de secrétariat du responsable du service :

· Coordonner l’organisation et la logistique des réunions, évènements ou autres instances intéressant le service (Commission des Usagers, journées nationales ou européennes des droits des patients, assemblées annuelles du partenariat-patient, etc.) ;

· Participer à la rédaction et à la diffusion de documents supports relatif aux droits des usagers, aux procédures internes, etc. ;

· Rédaction de projets de courriers de réponse aux réclamations.