Adjointe administrative en charge des services administratifs et financiers de l'établissement

Missions assistante RH

Gestion des notations 
1.       Préparer les fiches de notation
2.       Participation à l’entretien des gradés et compléter les appréciations des agents
3.       Enregistrement de la note dans le logiciel Harmonie
4.       Envoi des notations à la direction interrégionale (DI) et rangement dans les dossiers des agents
Elaboration du plan de formation
1.       Faire le point sur la situation du CSL et évaluer les besoins
2.       Constitution d’un dossier à envoyer à la DI de STRASBOURG
3.       Choix des dates de formation avec le référent du CSL à la DI de STRASBOURG
Mise à jour des fiches de poste
1.       Modification des tâches effectuées par les agents




1.       Modification due aux changements d’organisation
Gestion des frais de déplacement
1.       Compléter la fiche des frais de déplacement en s’appuyant sur les services enregistrés sur le logiciel Origine
2.       Constituer le dossier de frais avec les différentes pièces demandées et envoi à la DI de STRASBOURG
Préparation à la paie
1.       Mise à jour des données personnelles et professionnelles des agents dans le logiciel Harmonie : élévation de garde ou d’échelon, mutation …
2.       Enregistrement des congés payés et arrêts maladie sur le logiciel Origine
3.       Planification du rythme d’astreinte des trois gradés
4.       Suivi des tableaux d’avancement et constitution des dossiers (lorsqu’un agent peut prétendre à un grade supérieur sans passer de concours)

Gestion des CET (compte épargne temps) 
1.       Informer les agents dans le cas où il leur reste des congés payés et si besoin, expliquer le fonctionnement du CET
2.       Faire compléter la fiche de demande de versements aux agents concernés OU la demande de récupération de congés du CET
3.       Effectuer, en fin d’année, la procédure sur le logiciel Origine pour basculer le CA sur le CET
4.       Envoyer cette fiche à la DI de STRASBOURG et classement dans le dossier de l’agent

Gestion des dossiers du personnel
1.       Classer les différents documents reçus : arrêt maladie, arrêté d’élévation d’échelon ou de grade, documents relatifs aux formations, documents relatifs aux entretiens annuels, demandes d’acompte ou d’avance, correspondances entre l’agent et le chef d’entreprise, les éventuelles sanctions prononcées et documents liés.
2.       Constituer un nouveau dossier lors de l’arrivée d’un nouvel agent
3.       Archivage en cas de départ en retraite ou mutation



Gestion de la retraite
1.       Transmettre le dossier de demande de retraite à l’agent et l’aider à le compléter
2.       Constituer le dossier avec les pièces demandées pour l’envoyer à la DISP
3.       Constituer un dossier réserviste si l’agent souhaite faire partie de la réserve
4.       Recueillir les documents retours, transmettre un exemplaire à l’agent et mettre un exemplaire dans le dossier personnel de celui-ci
5.       Archiver le dossier personnel de l’agent retraité