Adjoint.e en gestion administrative – Gestionnaire de scolarité F/H - 311
Référence : 2026-2334250
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Toulouse
Université de Toulouse - Localisation : Université de Toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Contexte :
Le poste est intégré au réseau de scolarité universitaire regroupant 14 IFSI partenaires, nécessitant une forte rigueur et homogénéité des pratiques.
Finalité du poste :
Assurer les opérations administratives courantes de la scolarité universitaire et garantir la fiabilité des données dans un environnement multi-sites en lien notamment avec les IFSI d’Albi, Rodez, Auch, Montauban, St Gaudens, Cahors, Millau, Castres, Mazamet, Pamiers, Croix Rouge, Figeac, Toulouse, Tarbes.
Missions principales :
- Accueil et information des usagers
- Saisie des inscriptions et résultats
- Édition des documents de scolarité
- Préparation administrative des examens
- Classement et archivage
- Support aux jurys et diplomation
Activités principales :
- Accueillir et informer les étudiants et partenaires
- Saisir les inscriptions administratives et pédagogiques
- Mettre à jour les dossiers étudiants (compensation, dispenses d’enseignement, AJAC…)
- Saisir les notes et résultats transmis
- Éditer les relevés de notes et les PV de jury
- Préparer les documents administratifs des examens
- Participer à la logistique des jurys semestriels et de diplôme
- Classer et archiver les documents de scolarité
- Assurer la diffusion administrative des résultats
- Mettre à jour les bases de données multi-sites
- Appliquer les procédures harmonisées du réseau université–IFSI
- Contribuer à la fiabilité des données transmises aux 14 IFSI
Profil recherché
Connaissances :
- Bonne maîtrise des outils bureautiques de base (Word, Excel, messagerie)
- Intérêt pour les environnements universitaires et administratifs structurés
- Sens du service public et de l’accueil
- Rigueur, discrétion et capacité à appliquer des procédures
Savoir-faire technique :
- Techniques administratives de base
- Fonctionnement scolarité universitaire
- Outils bureautiques
- Procédures examens et jurys
- Notions ECTS
- Saisie administrative
- Classement / archivage
- Préparation de documents
- Utilisation logiciels
- Suivi administratif de dossiers
Savoirs comportementaux :
- Sens du service public
- Rigueur
- Organisation
- Discrétion
- Fiabilité
- Travail en équipe
- Adaptabilité
Diplôme requis : CAP (Certificat d'Aptitude Professionnelle)
Durée Expérience souhaitée : Intermédiaire (3 à 5 ans d'expérience)
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d’enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d’1 établissement-composante (l’Ecole d’ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.
L’établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l’issue de la période d’expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l’EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l’enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s’inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d’ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue.
Descriptif du service
La Faculté de santé est une composante de l’Université de Toulouse – Paul Sabatier. Créée au 1er janvier 2022, elle est issue de la fusion de 4 Facultés : Médecine Rangueil, Médecine Purpan, Sciences pharmaceutiques et Chirurgie dentaire. Elle anime une politique de formation et de recherche dans le champ de la santé et du soin. En termes de formation, elle a en charge l’organisation des études de santé, la gestion et la délivrance des diplômes des études médicales, des études de maïeutique, des cursus paramédicaux universitaires (orthophonie, orthoptie, psychomotricité, audioprothèse, infirmier en pratique avancée) et universitarisés ; des études de sciences pharmaceutiques et d’odontologie. Elle en porte la responsabilité administrative, financière et patrimoniale. Elle assure une articulation avec les activités de recherche dont les thématiques lui sont rattachées. Elle est constituée de 3 départements d’enseignement et de 5 divisions transverses. L’organisation des activités et des missions de la Faculté en chiffres : Étudiants : 17 000 ; Enseignants et enseignants chercheurs : 665 ; Personnels administratifs et techniques : 265 ; Budget géré : 10 millions d’euros. Le poste proposé relève du département Médecine, Maïeutique et Paramédical et plus précisément de la scolarité de la formation en Sciences Infirmières. L’équipe est composée de 7 gestionnaires de scolarité. Les postes sont situés au 133, route de Narbonne à Toulouse.
À propos de l'offre
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Politique sociale et avantages :
· Contributions aux frais de transport en commun
· Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
· 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois): 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé
· Possibilité d’aménagement du temps de travail
· Télétravail possible en fonction du poste
· Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes handicapées
· Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
· Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026
· Subvention restauration collective – Restauration sur place (UPSIDUM, Brasserie , Crous…)
· Chèques vacances
· Service social
· Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
· Activités sportives et culturelles
· Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
· Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
· Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Conférences…)
· Accès bibliothèques universitaires
· Déploiement 10min de sport sur temps de travail
· Parking sur place
· Crèche.
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Conditions générales du poste :
· Catégorie du poste : C
· Corps de recrutement : ATRF ou équivalent
· Quotité de travail : 100 %
· Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
· Poste ouvert uniquement aux contractuels
· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois
· Localisation géographique : 133 route de Narbonne
· Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 1
· Rémunération :
Pour les contractuels : elle est comprise entre 1801.74€ et 1900.19€ en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste 178€.
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Vacant à partir du 15/07/2026
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Gestionnaire de scolarité
