Agent chargé de l'accueil général du public et Secrétaire de direction
Référence : 2026-2419638
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations du Haut-Rhin (DDETSPP 68)
Direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations du Haut-Rhin - Localisation : Cité administrative- Bâtiment C 3 rue Fleischhauer 68026 COLMAR cedex
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels de 23 618 € à 36 207,36 € € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires selon grille indiciaire
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Accueil général du public spécifique de la DDETSPP après réorientation de l'accueil général de la cité administrative (50%) :
Activités principales :
- assurer l'accueil du public en transversalité du secrétariat de direction ;
- classer le courrier ;
- orienter les usagers vers le(s) service(s) compétent(s) ;
- mettre en relation et suivre la prise en charge de l'appel ;
- expliquer les procédures aux usagers ;
- contrôler la complétude des dossiers ;
- assurer la continuité de l'information dans un cadre de gestion de crise.
Secrétariat de direction (50%) :
Activités principales :
- assurer le secrétariat de direction en transversalité avec l'accueil du public ;
- diffuser les comptes rendus en interne et auprès des partenaires extérieurs ;
- assurer la prise de rendez-vous du directeur départemental et de l'équipe de direction ;
- assurer l'interface avec les autres secrétariats ;
- gérer les notes d'information et notes de service ;
- préparer les réunions.
Missions :
- assister le directeur et l'équipe de direction afin d'optimiser la gestion de l'activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, renseigner les usagers...) ;
- organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
- pouvoir prendre en charge le suivi complet de dossiers, suivi de relance ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, comité de direction...) ;
- pouvoir coordonner une équipe ;
- gérer la partie communication de la direction (presse, intranets, site préfecture...) ;
- Gestion administrative Direction
Le recrutement de fera sur la base de l'article L352-4 du Code général de la fonction publique pour le recrutement de personnes en situation de handicap.
Profil recherché
Connaissances (maîtrise) :
- Connaissance de l'environnement institutionnel ;
- Techniques d'accueil ;
- Maîtrise des outils et applicatifs informatiques ;
- Bonne maîtrise de la recherche documentaire ;
- Qualité rédactionnelle ;
- Expression orale.
Savoir-être (expertise) :
- Sens des relations humaines, qualité d'écoute, discrétion ;
- Capacité d'adaptation, d'initiative, dynamisme, réactivité ;
- Polyvalence, adaptabilité, disponibilité ;
- Faire preuve de diplomatie ;
- Maîtrise de soi ;
- Sens de l'analyse.
Savoir-faire (expertise) :
- Pouvoir réaliser des synthèses ;
- Organiser des réunions ;
- Savoir accueillir ;
- Rédiger des documents et des comptes rendus ;
- Communiquer ;
- Expliquer ;
- Maîtriser les outils informatiques ;
- Respecter le secret professionnel ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Savoir être en relation avec les partenaires.
Savoir-faire (maîtrise) :
- Organiser et planifier le travail ;
- Savoir apporter un conseil ou un appui ;
- Savoir rédiger une réponse ;
- Savoir rendre compte.
Le recrutement de fera sur la base de l'article L352-4 du Code général de la fonction publique pour le recrutement de personnes en situation de handicap.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Secrétariat, bureautique, Accueil, hôtellerie, tourisme
Compétences attendues
Connaissances (maîtrise) :
- Connaissance de l'environnement institutionnel ;
- Techniques d'accueil ;
- Maîtrise des outils et applicatifs informatiques ;
- Bonne maîtrise de la recherche documentaire ;
- Qualité rédactionnelle ;
- Expression orale.
Savoir-être (expertise) :
- Sens des relations humaines, qualité d'écoute, discrétion ;
- Capacité d'adaptation, d'initiative, dynamisme, réactivité ;
- Polyvalence, adaptabilité, disponibilité ;
- Faire preuve de diplomatie ;
- Maîtrise de soi ;
- Sens de l'analyse.
Savoir-faire (expertise) :
- Pouvoir réaliser des synthèses ;
- Organiser des réunions ;
- Savoir accueillir ;
- Rédiger des documents et des comptes rendus ;
- Communiquer ;
- Expliquer ;
- Maîtriser les outils informatiques ;
- Respecter le secret professionnel ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Savoir être en relation avec les partenaires.
Savoir-faire (maîtrise) :
- Organiser et planifier le travail ;
- Savoir apporter un conseil ou un appui ;
- Savoir rédiger une réponse ;
- Savoir rendre compte.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- Mme Aline SCHNEIDER, Directrice : aline.schneider@haut-rhin.gouv.fr / 03 90 50 43 32
- Mme Marie-Cécile FOLZER, Directrice adjointe : marie-cecile.folzer@haut-rhin.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
La Direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations (DDETSPP) du Haut-Rhin met en oeuvre les politiques en matière de :
- développement de l'emploi ;
- travail, notamment d'amélioration de la qualité de l'emploi et des relations du travail ;
- d'insertion sociale et professionnelle ;
- d'accès et de maintien dans le logement ;
- cohésion sociale ;
- prévention de l'exclusion ;
- égalité entre les femmes et les hommes ;
- sécurité des produits et des services ;
- sécurité sanitaire des aliments, des produits et des services ;
- protection et santé animale ;
- protection économique du consommateur et de veille concurrentielle.
Descriptif du service
L'effectif des services :
- secrétariat de direction : 1 agent de cat. B (50%) et 1 agent de cat. C (50%) ;
- accueil général du public spécifique de la DDETSPP : 1 agent de cat. C (50%).
Le recrutement de fera sur la base de l'article L352-4 du Code général de la fonction publique pour le recrutement de personnes en situation de handicap.
À propos de l'offre
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Disposer d'aptitudes relationnelles et pédagogiques, sens de l'écoute.
Polyvalence, adaptabilité, disponibilité.
Capacité d'initiative, dynamisme et réactivité.
Respect du secret professionnel.
Bonne connaissance de l'environnement de la DDETSPP et du champ d'intervention des autres administrations.
NBI Agent chargé de l'accueil général du public de 15 points. -
Le recrutement de fera sur la base de l'article L352-4 du Code général de la fonction publique pour le recrutement de personnes en situation de handicap.
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Vacant à partir du 01/01/2027
-
Assistante / Assistant de direction
