agent d'accueil physique et téléphonique

Groupe RIFSEEP : 2
Codes REMI : USA002A (0,7) et ADM006A (0,3)
Codes RMFP : ERUSA002 (0,7) et ERUSA001 (0,3)

Vos activités principales :
Standard :
- accueil téléphonique des usagers
- prise des messages et/ou transmission au destinataire
- exploitation du standard téléphonique des services de l’action territoriale de l’état (DDT, DDETSPP, préfecture, sous-préfecture, SGCd).
 
Accueil du public tous sites :
L’agent accueille le public, l’oriente, informe les services de l’arrivée de personnes extérieures et/ou attendues pour une réunion ou un rendez-vous, prend et transmets les messages
Il prend en charge les actions suivantes :
- ouverture et fermeture des portes et/ou grilles du hall d’accueil du site,
- accueil et accompagnement du public sur le point numérique de la Préfecture,
- prise en charge de l’accueil physique délocalisé (borne phygitale Gaston).
 
Activités transversales à l’accueil physique et téléphonique :
- partage d’informations vers les autres agents en charge de l’accueil physique ou téléphonie,
 
Appui à la gestion administrative de l’accueil :
- gestion administrative de l’accueil / standard : intégration des consignes dans la base de données MUST
- tenue des statistiques et tableaux de bord du service relatifs à l’accueil, extraction de données et présentations
- application des préconisations du label Qualité Quali’ATE afin de garantir la qualité du service à l’usager, remontée des écarts ou points bloquants

Autres missions annexes :
- réalisation des astreintes standard en dehors des heures ouvrées (nuit, week-end, jours fériés)
- accueil des participants à des événements en DDI et accompagnement jusqu’à la salle de réunion
- organisation des cafés/plateaux accueil dans le cadre des événements
- appui au fonctionnement du pôle logistique
- participation au traitement et circuit des courriers et courriels, y compris dématérialisation
- mise à disposition des fournitures aux référents pour tous les sites
- réception et accompagnement des livreurs et de prestataires au lieu de stockage pour toutes les commandes
- tri, classement et archivage des documents dans les dossiers respectifs
- participation à la gestion de la destruction des archives
- participation au traitement des tickets SETNA de la logistique