agent d'accueil polyvalent - GLEIZE

Assurer l’accueil général de la mairie, délivrer tous les actes d’état civil de compétence communale et répondre à toutes les démarches concernant les affaires générales des administrés

MISSIONS PRINCIPALES :

ACCUEIL :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique des administrés/ usagers
- Orienter et assurer en premier lieu le traitement des demandes des usagers : renseignements divers concernant toutes les activités de la commune
- Veiller à la bonne tenue des locaux accueillant du public : propreté (hall d’entrée), rangement, accessibilité, sécurité
- Assurer un filtrage des visiteurs de la mairie

AFFAIRES GENERALES :

- Réceptionner le courrier entrant livré par la Poste,
- Affranchir quotidiennement le courrier et les recommandés, les envois en nombre pour les différents services de la mairie, assurer le suivi des compteurs de courrier et mettre à jour le tableau de suivi du budget affranchissement
- Assurer l’ouverture du courrier et le tri par services en l’absence de l’agent en charge au secrétariat général
- Assurer une juste information des administrés sur la procédure de demande de titres, assurer la gestion du planning quotidien des rendez-vous des cartes d’identité, passeport et des annulations
- Recueillir, traiter les demandes en respectant la procédure ANTS, assurer le lien éventuel avec le CERT (Préfecture), remplir le tableau de suivi
- Réceptionner les colis arrivés des titres sécurisés, les classer dans le coffre sécurisé et remettre les titres,
- Recueillir les demandes de certification d’identité numérique
- Traiter des demandes de recensement militaire des jeunes
- Réceptionner les registres professionnels pour signature
- Suivre la boite mail générique


ETAT CIVIL :

- Enregistrer les courriers arrivés : demande d’actes, avis de mentions, livrets de famille dans les tableaux de bord dédiés
- Délivrer aux administrés/usagers les copies d’actes d’état civil et traiter les demandes d’actes d’état civil par mail et courrier en prenant en compte la législation
- Assurer le traitement des demandes transmises sur le portail « Hubee » (service public) : demandes d’actes et certificats médicaux électroniques
- Assurer le suivi de la boite mail générique
- Traiter les avis de mention, mise à jour des registres et tableaux de suivi

Pour les deux services, veiller à la bonne tenue des dossiers : classement, rangement, archivage et alerter la hiérarchie en cas de difficulté ou de question règlementaire possible

MISSIONS SECONDAIRES :
- En l’absence de l’agent gestionnaire scolaire et social, traiter les demandes de transport Mobil’aide (réceptionner et envoyer au taxi), recueil des paiements périscolaires, prendre les pré-inscriptions scolaires, abonnement libellule (réception de documents)