AGENT D'ENGAGEMENT ET D'ORDONNANCEMENT 31/1A

Au sein du service approvisionnement budget comptabilités (ABC) du département économique et financier de l’hôpital d’instruction des armées Clermont-Tonnerre de Brest, la cellule « attestation du service fait » est chargée, en lien avec les différents services de l’hôpital, d’attester la réception des marchandises et de la réalisation des prestations, conformément aux commandes et/ou marchés publics. La constatation de service fait permet de justifier la quantité facturée par le fournisseur et constitue à ce titre une étape indispensable et obligatoire avant la mise en paiement des factures. Le rôle de la cellule « attestation du service fait » est de s’assurer que la mise en paiement est effective, le cas échéant résoudre les litiges puis procéder à la liquidation dans les logiciels métiers (PHARMA – SGIM)
La réalisation rapide des attestations de service fait est un enjeu majeur pour l’établissement car elle contribue au respect du délai global de paiement (50 jours) et évite le versement d’intérêts moratoires aux fournisseurs.
Obtenir des différents services les informations sur les livraisons et réalisation des prestations (Bon de livraison ou attestations des services) et effectuer le recollement des bons de livraison avec les bons de commande
S’assurer de la cohérence de la livraison avec la commande
Contrôler si la dématérialisation de la facture est effective sur Chorus Pro sinon relancer les fournisseurs pour la dématérialisation des factures (mail ou téléphone)
Relancer les fournisseurs concernant les factures payables en régie
Constituer le dossier, le transmettre au Chef de service ABC pour signature puis au service Régie HIA pour mise en paiement de la facture
Contrôler et éditer les factures
Saisir la constatation de service fait dans le logiciel comptable
Contrôler les tarifs des marchés ou les offres de prix/devis en cas de différence par rapport à la commande.
Solutionner les litiges en relation directe avec les fournisseurs, les services de l’hôpital et la direction des approvisionnements en produits de santé des armées d’Orléans (en charge de l’exécution des dépenses du service de santé des armées).
Constater la dépense sur Chorus MP7– Écriture et date comptable