Agent d'état civil h/f - COMMUNE D'AIX-EN-PROVENCE
Référence : O013260814000684
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Aix-en-Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le service de l'état civil de la Ville d'Aix-en-Provence est un service municipal de proximité, essentiel dans la vie administrative des habitants. Il assure l'enregistrement et la conservation des principaux événements de la vie des personnes et garantit la fiabilité des actes d'état civil.
Vous serez sous la responsabilité directe de la cheffe de service au sein d'une équipe de 20 personnes afin d'accompagner les administrés dans les différentes démarches liées à leur situation personnelle et familiale : célébration de mariages, reconnaissance d'un enfant, changement de nom ou de prénom, mentions marginales, délivrance de copies et d'extraits d'actes, ainsi que certaines démarches liées à la nationalité.
ACTIVITÉS
- Vous accueillez et accompagnez le public
Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer, les pièces à fournir et les dispositions réglementaires applicables.
- Vous réceptionnez, contrôlez et instruisez les demandes
Vérifier la conformité des dossiers et assurer le traitement des différentes démarches administratives, notamment en matière de légalisation de signature, de certification conforme et de délivrance de certificats et documents divers.
- Vous établissez, enregistrez, conservez et délivrez les actes d'état civil
Assurer la gestion des actes de naissance, de mariage et de décès, ainsi que la délivrance des copies et extraits d'actes. Assurer également la gestion et la mise à jour des livrets de famille.
- Vous assurez la mise à jour des actes d'état civil
Effectuer les transcriptions et apposer les mentions marginales conformément aux événements et décisions devant être portés sur les actes.
- Vous assurez la gestion administrative et informatique des dossiers
Procéder à la saisie et à la mise à jour des données dans les applications dédiées, assurer le suivi des dossiers et participer au classement et à l'archivage des documents.
- Vous assurez la coordination avec les mairies annexes
Apporter un appui et une expertise aux agents des mairies annexes sur les questions relatives à l'état civil.
Profil recherché
- De formation bac
- Bonne rédaction
- Capacité à appliquer les procédures et à respecter le cadre réglementaire
- Aptitude à analyser et instruire des dossiers avec rigueur et fiabilité
- Maîtrise des outils informatiques
- Patience, diplomatie, goût du travail en équipe
- Ecoute et accueil qualitatif du public
- Sens du service public
- Rigueur, discrétion et respect du devoir de réserve.
CONDITIONS D'EMPLOI
Groupe d'emploi : GE2
NBI : Fonction d'accueil 10 points
Engagée en faveur de l'inclusion et de la diversité, et signataire d'une convention avec le FIPHFP, la Ville d'Aix est "handi-accueillante".
Cycle de travail : 8h - 16h30 mardi mercredi et jeudi / 8h - 18h lundi et vendredi
Localisation du poste : Hôtel de ville
Adressez votre candidature avant le 27/09/2026 (lettre de motivation + CV, sous couvert hiérarchique) un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date.
Le processus de sélection comprendra, à minima, deux étapes d'entretien.
Informations complémentaires :
Madame Delphine HOLLINGUE, Cheffe de service état civil 04 42 91 92 84
Mme Juliette LEMAN, Gestionnaire recrutement 04 42 91 93 05
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Cette vacance d'emploi est ouverte sur 2 postes similaires
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Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 13/10/2026
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Chargée / Chargé de l'instruction et de la délivrance des titres
