Agent de logistique et d'accueil du protocole - Perpignan Méditerranée Métropole

Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du Protocole, le titulaire du poste assure des missions logistiques et d'accueil ainsi que le soutien technique de préparation des manifestations organisées par PMM au sein du territoire de l'EPCI.

ACTIVITÉS :
Mise en place des réunions dans leurs aspects logistique et protocolaire :
Préparer le hall d'accueil, les salles : s'assurer de l'état irréprochable (pavoisement, présentoirs)
Editer les chevalets et badges
Préparer les réunions de PMM: boissons, viennoiseries, en début de matinée et en cours de journée si nécessaire
Assurer la mise en place de l'amphithéâtre pour les conférences des maires, bureaux et conseils de communauté
Veiller à la mise en place des différentes configurations de mobilier des salles
Suivre l'état des mobiliers
Superviser au quotidien les bureaux et salles du 1er étage, amphithéâtre, espace convivialité, bureaux des élus, cafétéria

Réception, traitement et diffusion des informations à l'organisation et logistique des manifestations et réunions internes et externes :
Répondre et appeler les services (internes et externes)
Traiter les différentes demandes transmises par les services
Assurer le service des repas, buffets ou cafés.
Gérer le parc vaisselier et outils protocolaires nécessaires aux différentes manifestations
Assurer le transport et l'installation du matériel nécessaire à l'évènement (pupitre, sono, oriflamme, kakémono,¿)

Coordination avec les fournisseurs externes, réception de la marchandise, gestion des stocks, suivi comptable
Gérer, sur avis du Cabinet, les consultations, les commandes, devis et facturation des différents fournisseurs du Cabinet
Classer et archiver les documents comptables
Contrôler les livraisons et veiller à la qualité des produits reçus
Optimiser les flux de stocks et produits
Réaliser les réclamations et effectuer les échanges
Mettre en place les cocktails, réceptions et petits déjeuners, service, débarrassage, démontage

Suppléance du Responsable du Protocole en cas de multiplicité de manifestations dans l'hôtel communautaire
Accueillir
Assurer la validation des salles, afficher les informatifs des réunions
Placer les chevalets et effectuer le rangement

Répondre à toute demande ponctuelle des besoins du Cabinet dans la gestion des accueils et réunions organisées

RELATIONS FONCTIONNELLES :
- Internes : communication permanente et échange d'informations avec les autres services
- Externes : visiteurs, élus et services des communes-membres

CARACTÉRISTIQUES DU POSTE :
Disponibilité dans les créneaux horaires imposés y compris hors des horaires conventionnés de bureau
Travail sur l'ensemble du territoire de PMM
Permis B obligatoire
Port de charges lourdes