Agent(e) d'accueil, de secrétariat et complétude administrative - CCAS DE LILLERS
Référence : O062261013000651
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Centres communaux d'Action Sociale
- Localisation : Lillers
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle social
1. Missions principales du poste
L’agent assure le premier contact avec les usagers du CCAS et garantit un parcours « sans couture ». Expert de l'accueil inconditionnel de proximité et de l'instruction administrative, il
permet à l’usager d’obtenir une information fiable, un soutien immédiat et d’accompagner ses démarches dès le premier niveau intervention, avec orientation vers un niveau 2 quand
nécessaire
A. Accueil, orientation et accompagnement inconditionnel de proximité
- Assurer l'accueil physique (en alternance tournante au sein de l'équipe) et téléphonique pour l'ensemble des services du CCAS.
- Accueillir, renseigner et orienter les personnes concernées avec bienveillance, respect, écoute active et empathie
- Analyser rapidement les demandes pour identifier les demandes , et assurer une orientation si nécessaire
- Gérer les flux, organiser les prises de rendez-vous et veiller à ce qu'aucun usager ne reparte sans solution
B. Gestion administrative, secrétariat et logistique de premier niveau
- Assurer la centralisation et le suivi de l’ensemble des sollicitations entrantes et sortantes (accueil physique et téléphonique, gestion de la boîte mail générique du
service, et de la messagerie vocale)
- Tenir à jour les fichiers, registres et bases de données des différents services, permanences et partenaires (ex: registre santé-sécurité, cahier d'accidents bénins).
- Assurer la bonne tenue générale de l'espace d'accueil (propreté, affichage réglementaire, mise à jour des supports d'information et documentation à disposition du public).
- Participer à la logistique interne (ouverture/fermeture du service, relais des informations transversales auprès des équipes).
C. Instruction administrative polyvalente et complétude des dossiers
- Animer les créneaux dédiés à l'accompagnement administratif approfondi (sur rendez-vous) pour aider les usagers dans la constitution de dossiers administratifs simples (ex: SNE, FSL, aide énergie, etc.).
- Exercer une véritable mission de sécurisation et de premier niveau d'expertise en vérifiant la rigueur, la complétude et la validité des pièces justificatives fournies.
- Expliquer les formulaires complexes et constituer des dossiers parfaitement fiables avant leur transmission pour validation aux services spécialisés, afin d'éviter les allers- retours inutiles aux usagers.
- Veiller à actualisation de la base de données usagers pour incarner concrètement le principe du « Dites-le nous une fois » et éviter toute redondance dans les démarches
Profil recherché
Profil, compétences et aptitudes requises
Savoirs
- Connaissance approfondie de l'organisation, des missions et du fonctionnement du CCAS ainsi que des droits et obligations des fonctionnaires.
- Maîtrise des procédures d’instruction administrative simple
- Notions fondamentales de l'action sociale territoriale et des partenaires institutionnels locaux.
Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie) et capacité d'adaptation rapide aux différents logiciels métiers.
- Maîtrise des techniques d’accueil physique, de téléphonie et de gestion des équipements associés.
- Maîtrise des techniques d'entretien d'accueil, d'écoute active, de reformulation et d'aide à la constitution de dossiers.
- Rigueur administrative, esprit de synthèse et fiabilité dans la transmission des notes de liaison et des informations factuelles.
- Capacité à gérer son temps, à prioriser les demandes et à faire face à des pics d'activité ou de tension.
Savoir-être
- Sens prononcé du contact, de l'écoute, de la patience et de l'empathie face à des publics vulnérables ou en détresse.
- Posture professionnelle rassurante, neutralité et courtoisie permanente.
- Discrétion professionnelle absolue, respect strict de la confidentialité et du secret partagé.
- Esprit d'équipe et capacité à travailler en réseau interne avec les travailleurs sociaux et les différents pôles.
À propos de l'offre
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Cette vacance d'emploi est ouverte sur 3 postes similaires
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Merci d'avance.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 16/11/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
