Assistant administratif et d'accueil - MAIRIE DE THIONVILLE

Sous l’autorité de la Responsable de la Direction des affaires scolaire et en lien avec les chefs de service et la responsable PEDT, l’agent assure l’accueil du public, la gestion administrative et le suivi des inscriptions scolaires et périscolaires, en lien avec les familles, les écoles, les services municipaux.

Accueil du public
• Accueil physique et téléphonique des usagers.
Gestion en collaboration avec les autres membres de la Direction

Inscriptions scolaires et périscolaires
• Enregistrement des certificats d’inscription tout au long de l’année et envoi aux familles ;
• Édition et transmission des certificats d’inscription en 1ère année des cycles, avec vérification des niveaux de préinscriptions et des secteurs scolaires ;
• Transmission des informations aux écoles ;
• Injection des nouvelles inscriptions dans ONDE via le logiciel Concerto (en continu et en masse pour la rentrée suivante) ;
• Gestion des dérogations : enregistrement, édition des courriers, transmission aux familles, aux directeurs d’école et aux communes concernées, suivi des mouvements ;
• Gestion des dossiers périscolaires : enregistrement, création de tiers, transmission aux services compétents ;
• Mise à jour et modification des informations dans le logiciel dédié au suivi scolaire et périscolaire ;
• Suivi complet du parcours d’inscription périscolaire (dossier administratif, inscriptions aux activités, réservations).

Gestion des mouvements périscolaires
• Transmission des mouvements aux animateurs des sites concernés ;
• Gestion des problèmes en temps réel aux heures de récupération des enfants ;
• Lien permanent entre les parents et les équipes d’animation.

Gestion administrative et financière
• Traitement quotidien et dans les délais des modifications de planning périscolaire des enfants dans le logiciel Arpège ;
• Facturation du périscolaire en lien avec le chef de service : vérification des tiers à créer, régularisations, réductions ou annulations de factures ;
• Traitement des factures et des bons de com-mande via le logiciel finances ;
• Suivi des commandes de goûters pour les accueils du soir : vérification des quantités, suivi des livraisons, gestion des problèmes, contrôle des DLC, règlement des factures.
Suivi administratif et relation avec la Trésorerie
• Enregistrement hebdomadaire des listes d’état civil (naissances, mariages, décès) ;
• Édition des attestations de présence pour les parents, en lien avec la Trésorerie ;
• Suivi des demandes de renseignement de la part de la Trésorerie.

Gestion scolaire et périscolaire
• Gestion des documents de rentrée : saisie des listes de classes et suivi des éventuels problèmes.
Communication et coordination
• Gestion de la boîte mail fonctionnelle : réception, traitement et suivi des demandes.