Assistant administratif (H/F) en gestion administrative et ressources humaines

Missions :
Assurer, avec autonomie dans son périmètre, la préparation, le suivi et la coordination de dossiers administratifs, principalement dans le domaine des ressources humaines, et contribuer au bon fonctionnement quotidien du service administratif du LMD. Apporter un appui opérationnel aux agents, à la direction et aux interlocuteurs des tutelles, dans le respect des procédures et des échéances.
Activités :
Gestion administrative et appui aux ressources humaines
• Préparer, vérifier et assurer le suivi des dossiers administratifs RH, en lien avec les responsables concernés et les services des tutelles.
• Contribuer à la préparation et au suivi des contrats, conventions d’accueil, conventions de stage et autres documents administratifs relevant de son périmètre.
• Assurer l’interface administrative avec les agents, les étudiants, les services RH des tutelles; orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents.
• Mettre à jour les bases de données, tableaux de suivi et dossiers partagés ; veiller à la fiabilité, à la traçabilité et à la confidentialité des informations.
• Participer à la collecte des données et à la préparation d’éléments de bilan ou de réponse aux enquêtes administratives et RH.
• Informer les agents sur les procédures usuelles et contribuer à la diffusion de supports d'information et à l'amelioration des pratiques administratives.
• Contribuer aux activités transverses du service administratif, notamment en matière de communication interne et de circulation de l’information,
• Assurer un interface avec la cellule QVT du laboratoire ainsi que celle des tutelles (CNRS, Polytechnique, SU et ENS)

Accueil, logistique et fonctionnement du site
• Assurer l’accueil et l’orientation des interlocuteurs et contribuer au traitement des demandes administratives courantes.
• Assurer un soutien au site de Palaiseau: courrier, badges et accès, signalétique des bureaux, restauration …
Coordination et amélioration des activités
• Coordonner le suivi de dossiers et les échanges entre les interlocuteurs internes et externes, en veillant au respect des délais.
• Assurer un reporting régulier auprès de la hiérarchie sur l’avancement des dossiers et les points nécessitant un arbitrage.

Contexte de travail :
Le Laboratoire de Météorologie Dynamique (LMD), unité mixte de recherche consacrée à l’étude de l’atmosphère et du changement climatique, est placé sous les tutelles du CNRS, de l’École polytechnique, de l’École normale supérieure et de Sorbonne Université, avec une tutelle secondaire de l’ENPC. Le laboratoire est réparti sur trois sites : Palaiseau, Jussieu et l’ENS à Paris.
L'assistant-e en gestion administratif contribue à la continuité et à la fiabilisation de la gestion RH du laboratoire, dans un environnement multi-tutelles.