Assistant-assistante de direction F/H

Rattachées à la DPAP, les assistantes assurent leurs fonctions pour la continuité d’activité des collaborateurs de la direction.

Le périmètre d’activité est réparti entre 4 assistantes :
·       Le directeur et son adjointe  
·       L’équipe du département des risques
·       L’équipe du département juridique et vie sociale des régimes
·       L’équipe des départements du pilotage économique et celui de l’appui aux métiers et performance opérationnelle

Chaque assistante a un périmètre majeur défini.
La présente offre concerne l’assistante de direction auprès du directeur et de son adjointe.

Pour assurer la continuité et les back-up pendant les absences, les assistantes assurent, entre elles, un intérim en cas d’absence, et à ce titre ont accès à tous les agendas, sont habilitées pour commander les billets de train et réservation hôtel pour tous et peuvent demander les habilitations pour tous.

Les missions sont :
Gestion, suivi de l'agenda du directeur et de son adjointe
·     La gestion d'agenda nécessite une compréhension de l'activité de la direction et des départements, une bonne structuration et organisation, afin d'être force de proposition, en lien avec les interfaces multiples, aussi bien en interne DPS, qu’au niveau de l’EP ou même à l’externe (rdv ministères). Elle nécessite également une coordination avec les autres secrétariats de la DPS et de la direction. Il faut également savoir tenir compte des priorités, au regard des délais et des urgences.
·     Organisation de rendez-vous ou réunions pour le directeur, l’adjointe, les responsables de département : réunions à la DPS, CODIR, points équipes, séminaires, petit-déjeuner, déjeuner, et autres moments d'échanges, points récurrents sur l'année avec les directions métiers, prises en compte des déplacements entre les différents sites, réservation de salles, déjeuner de travail, préparation des dossiers pour les réunions si besoin, appui à la communication interne le cas échéant.
·     Rédaction et mise en forme de courriers et notes, mise en forme du CRA de la DPAP
  Appui aux collaborateurs de la direction
·       Accueil et intégration des nouveaux arrivants (suivi des flux arrivées/départs, contribution à l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec le manager et la RH, rôle d'interface sur les aspects logistiques (badge Accès-Sécurité, badge AGR, matériel informatique et accès au réseau, besoins spécifiques), ...).
·       Gestion des demandes d’habilitations informatiques
·       Mise à jour des organigrammes et des informations dans Next.
·       Organisation et gestion ddes fournitures de bureau.
·       Rôle de référent du département pour l'archivage des documents et contribution à la bonne structuration de l'espace commun (U:).
·       Gestion des demandes d'intervention de l’équipe (AMI, travaux,
·       Préparation des ordres de mission ; appui à la réservation des trains -