Assistant de direction - Mairie de TARBES
Référence : O065260722001669
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Tarbes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La ville de Tarbes recrute un Assistant de direction (F/H), au service Administration des Elus et Direction générale, catégorie B, filière administrative, à temps complet.
Sous l’autorité de la Responsable du service, les missions principales de l’Assistant de direction seront les suivantes :
➢ Assurer le secrétariat du service :
- Mise à jour des agendas et prise de rendez-vous
- Convocation aux réunions
- Aide à la préparation des dossiers pour réunions et rendez-vous puis retranscription des relevés de décisions
- Accueil téléphonique
- Rédaction de courriers, notes et rapports
- Aide à la préparation de documents
- Mise à jour des éléments des plan communal de sauvegarde et plan de continuité des métiers
➢ Assurer le contrôle et la validation des variables de paie :
- Contrôle de la conformité et la complétude des documents ; dépose en paie
- Mise à jour des tableaux de suivi
➢ Être référent du logiciel courrier de la collectivité (Therefore) :
- S’assurer de la mise à jour du workflow général
- Dispenser des formations
➢ Renforcer le service en cas d’absence :
- Enregistrement, traitement et suivi des notes, rapports, virements de crédits
- Contrôle du respect des procédures
- Contribution à la mise à jour de l’intranet
- Relecture des parapheurs
➢ Remplacer la secrétaire des élus :
- Gestion de l’agenda des élus
- Préparation des dossiers
- Accueil téléphonique et physique
- Suivi du courrier, des invitations
- S’assurer de la présence des élus aux réunions, commissions, conseils municipaux et récupérer les pouvoirs le cas échéant, contacter les suppléants, alerter en cas de quorum non atteint.
Conditions du poste :
Poste ouvert aux titulaires de la Fonction Publique. A défaut, les candidatures de contractuels seront étudiées
- Catégorie B, filière administrative
- Cadre d’emplois : rédacteurs territoriaux
- NBI : 10 secrétariat exclusif notamment en termes d’horaires
- Rémunération afférente au cadre d’emploi + régime indemnitaire + prime de fin d’année et avantages sociaux
- Durée hebdomadaire du poste : 35 heures ou 36 heures avec 6 ARTT.
Profil recherché
- Maitrise des techniques de secrétariat et des procédures administratives
- Maitrise de la grammaire et l'orthographe
- Maitrise des outils de bureautiques
- Connaissance des normes, modèles et logiciels de présentation de documents et de traitement de texte
- Connaissance de logiciels spécifiques (Therefore, Amétys, Acrobat Pro)
- Connaissance du fonctionnement d’une collectivité et de ses compétences
- Savoir tenir un standard téléphonique
- Savoir utiliser plusieurs messageries électroniques (Outlook) et agendas
- Respecter les délais
- S’exprimer avec aisance
- Savoir travailler en équipe
- Compétences rédactionnelles
- Rigueur, organisation, gestion des priorités
- Sens de l’anticipation, réactivité
- Autonomie, esprit d'initiative
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Discrétion, sens de la confidentialité, être digne de confiance
- Rapidité d'adaptation
- Disponibilité
- Sens du service public.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Des renseignements complémentaires pourront être obtenus auprès de Mme Ingrid CHERECHES, Chef du service Administration des Elus et Direction générale : 05 62 44 38 61.
Les candidatures (CV+ lettre de motivation + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) devront être adressées à l'attention de Monsieur le Maire, par mail : rh.recrutement@mairie-tarbes.fr ou par courrier : Mairie de Tarbes - Service Ressources Humaines - Place Jean Jaurès - BP 31329 - 65000 TARBES cedex 9 -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Assistante / Assistant de direction
