Assistant de direction et chargé de coordination (H/F)
Référence : 2026-2452670
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Bibliothèque nationale de France (BNF)
- Localisation : Quai François Mauriac, 75013 Paris, France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD de 6 mois
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels entre 2 231 et 3 143 € bruts/mois € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein d’une équipe de 11 personnes et sous l'autorité directe du directeur aux relations européennes et internationales, le titulaire du poste est chargé d’assurer le secrétariat du directeur, ainsi que de la gestion administrative et budgétaire de la direction.
1) Secrétariat de direction
- gestion des appels téléphoniques, du courrier et de l'agenda ;
- préparation des réunions et accueil des rendez-vous extérieurs, ainsi que des délégations étrangères ;
- mise à jour des tableaux, bases de données et collecte des éléments auprès de l’équipe ;
- organisation des déplacements (réservations, dossiers, remboursements).
2) Gestion budgétaire
- préparation et suivi du budget en coordination avec la directrice adjointe ;
- engagements des dépenses en coordination avec la directrice adjointe.
3) Gestion RH et bureautique
A ce titre, il ou elle assure le suivi de premier niveau en lien avec les correspondants RH en coordination avec le directeur et la directrice adjointe :
- suivi des recrutements ;
- suivi des situations individuelles ;
- accompagnement de l’équipe sur les questions de formation ;
- gestion des locaux, du matériel et des fournitures.
4) Gestion évènementielle
A ce titre il ou elle assure un accompagnement du directeur et des chargés de mission pour la préparation des évènements et des manifestations organisées par la DREI ou auxquels celle-ci est associée afin de contribuer à leur bon déroulement.
3) Documentation et veille
- gestion de la documentation professionnelle ;
- organisation du classement papier et électronique.
Profil recherché
· Niveau d'études demandé : Bac + 2
·Savoirs
- Expérience confirmée de secrétariat de direction
- Connaissance de gestion du budget d’un service
- Connaissance de gestion des ressources humaines d’un service
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la BnF
- Anglais niveau B2 minimum
· Savoir-faire
- Utiliser les outils bureautiques standards (Word, Excel, Power point, bases de données)
- Répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités
- Respecter la confidentialité des informations traitées
- Evaluer et hiérarchiser les besoins, identifier les priorités et les urgences
- Savoir rédiger et faire preuve de capacités de synthèse
· Savoir être
- Sens confirmé de l'organisation et réactivité
- Sens de la diplomatie et discrétion
- Qualités relationnelles
Localisation
Qui sommes-nous ?
La BnF, ce sont sept sites en France et une grande diversité de métiers. Conservateurs, bibliothécaires, artisans d’art, ingénieurs, médiateurs, gestionnaires… tous réunis par une même passion du patrimoine et du service aux publics.
Établissement public sous tutelle du ministère de la Culture, la Bibliothèque nationale de France conserve et met à disposition de tous les publics l’un des fonds documentaires et patrimoniaux les plus riches du monde. Elle a pour mission de collecter, conserver, enrichir et communiquer le patrimoine documentaire national.
Ici, on conserve des livres bien sûr ! Mais les collections françaises, européennes et extra-européennes de la bibliothèque s’étendent des manuscrits jusqu’aux contenus audiovisuels en passant par les partitions de musique, les estampes, la photographie, les monnaies et les médailles, les cartes et les plans, les costumes de spectacles… et bien d’autres trésors encore. Elle gère le dépôt légal institué par François 1er en 1537, intégrant progressivement les nouveaux supports et médias, les objets numériques et le web.
Centre de recherche, d’étude et de culture connecté avec le monde, la BnF est l’héritière des collections royales constituées depuis le Moyen Âge, qui n’ont cessé de s’enrichir et de se diversifier à travers les siècles.
Elle développe des activités de recherche et de diffusion de la connaissance, grâce à l’organisation régulière d’expositions à destination du grand public et de nombreuses manifestations culturelles, conférences, colloques, concerts, sur ses sites et partout en France. Elle anime un réseau de coopération avec d’autres services documentaires en France et participe à différentes formes de coopération internationale.
La BnF accueille tous les publics et encourage chacun à faire le meilleur usage de ses collections, de ses espaces de travail, de lecture, de collaboration, de recherche et de culture. Elle met ses collections et ses solutions technologiques au service des chercheurs et des étudiants, mais aussi des passionnés, des simples curieux ou encore des jeunes publics et des familles.
La diversité des talents et des compétences qui animent au quotidien la Bnf est à l’image de la richesse de ses collections et de la multiplicité de ses ressources techniques et scientifiques.
Descriptif du service
La direction des relations européennes et internationales (DREI) est placée auprès de la présidence et de la direction générale. Elle est composée de 10 personnes, dirigée par le directeur aux relations européennes et internationales. La DREI exerce des missions d'expertise, d'appui et de conseil auprès du président et du directeur général. En relation étroite avec les autres directions, départements et services, la DREI élabore et coordonne la politique internationale de la BnF. Elle assure, en lien avec la présidence, la direction générale et les directions de la BnF la représentation de l’institution au plan international. Elle collecte auprès des directions les données relatives à leurs activités internationales, assure la synthèse et la diffusion de ces informations à l'intérieur et à l'extérieur de l'institution. La DREI assure notamment la liaison avec la sous-direction des affaires européennes et internationales du ministère de la Culture, et la délégation à la langue française et aux langues de France, le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, l'UNESCO, l'Union Européenne et l'Organisation internationale de la Francophonie. En liaison avec les Directions, la DREI veille à diversifier les partenariats scientifiques et institutionnels, à développer les relations avec les bibliothèques étrangères en favorisant l'échange, le partage des ressources documentaires et la mise en commun des moyens. Elle coordonne les actions de la BnF auprès des organisations.
À propos de l'offre
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Disponibilité
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L332-6
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Vacant à partir du 01/01/2026
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Assistante / Assistant de direction