Assistant de direction (F/H) - IUT NFC
Référence : 2026-2314618
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Marie et Louis Pasteur
Université Marie et Louis Pasteur - Localisation : IUT NFC - 19, Avenue du Maréchal Juin - 90016 BELFORT
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Définition de la fonction
Assurer le secrétariat du Directeur, de la Directrice Adjointe et Responsable Administratif et Financier de l’iUT NFC
Champ des relations
En interne : la Direction, les personnels (enseignants, administratifs et techniques), les étudiants, les services centraux de l’UMLP
En externe : les professionnels, les collectivités locales, les administrations
Activité 1 : Organisation de l’agenda de la Direction
- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien (prise de RDV, prise de contact, e-mails, déplacements, etc.) de la Direction
- Réceptionner le courrier, les appels téléphoniques
- Assurer l’accueil physique et téléphonique lié à la direction
- Organiser et gérer la logistique des réunions
Activité 2 : Gestion administrative
- Assurer la préparation et le suivi des conseils de direction, d’institut et des commissions (convocations, documents préparatoires, comptes-rendus, réservation de salle, réception, etc.)
- Procéder à l’archivage des pièces administratives
- Gestion des flux de documents entrants et sortants
- Rédaction et mise en forme de documents divers (lettres, rapports de présentation, etc.)
- Edition et suivi des bons de commande, des engagements juridiques et des services faits pour la direction
Activité 3 : Gestion d’évènements et actions ponctuelles
- Co-piloter des actions ponctuelles (événements, séminaires, accueil d’invités, auditions de recrutement, etc.) en lien avec la direction et les services concernés
- Organiser les déplacements, les réunions et des rendez-vous
- Gérer les réservations
Mission 4 : Mobilité Internationale
- Garantir la bonne circulation de l’information en organisant la collecte, la transmission, le suivi et la restitution des données entre les différents interlocuteurs (direction, enseignantes relais internationaux, DREIF, ADIUT, etc.)
- Assurer la fiabilité et la fluidité de l’information en enrichissant, actualisant et structurant la rubrique internationale du site internet de l’iUT ainsi que les espaces Teams et OneNote dédiés aux relations internationales
- Préparer, organiser et animer les réunions en lien avec la direction : commissions internationales et groupes de travail
- Promouvoir les dispositifs de mobilité auprès des étudiants et des personnels, en particulier les programmes existants et ceux priorisés par l’université
- Faciliter et accompagner les étudiants dans leurs mobilités internationales
- Assurer le lien et la coordination avec les établissements partenaires internationaux
- Participer à l’organisation d’actions visant à promouvoir les formations proposées
- Accompagner les projets d’internationalisation des semestres
- Accompagner et superviser le·la volontaire en service civique chargé·e de l’accompagnement des étudiants internationaux
Profil recherché
Compétences opérationnelles
- Rédiger des rapports ou des documents
- Travailler en équipe
- Utiliser les outils bureautiques et les applications de l’activité
- Savoir rendre compte
Connaissances
- Maitriser les logiciels de bureautique : Word, Excel, Power Point…
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques de communication
Qualités
- Confidentialité et rigueur
- Capacités organisationnelles et rédactionnelles
- Qualités relationnelles
- Capacité à gérer le stress
- Travailler en équipe et prises d’initiatives
Qui sommes-nous ?
L’Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l’enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté.
Avec plus de 27 000 apprenants et 2 500 personnels administratifs et enseignants-chercheurs, elle s’appuie sur une administration innovante et des synergies renforcées pour relever les défis académiques, scientifiques et sociétaux d’aujourd’hui et de demain.
Ce que l’université vous propose :
· Organisation flexible avec plusieurs formules horaires et la possibilité de travailler sur 4,5 jours
· Droit aux congés annuels de 25 jours, auxquels s’ajoutent des jours supplémentaires au titre de l’ARTT (aménagement et réduction du temps de travail), au prorata du volume horaire et de la durée du contrat.
· Possibilité de développement professionnel en interne et externe (concours, mobilité, formation continue…)
· Accès à des prestations d’action sociale (aide aux loisirs culturels et sportifs pour les personnels et leurs enfants, restauration…) et d’offres variées du service sciences, arts et culture (animations, expositions, conférences…)
A l’UMLP, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences et toutes les personnalités. L’université s’inscrit dans une politique d’inclusion et de non-discrimination.
À propos de l'offre
-
Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2026
-
Secrétaire
