ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)
Référence : 2026-2312557
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Picardie Jules Verne
Université de Picardie Jules Verne - Localisation : Amiens
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD de 3 ans
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Secrétariat
• Assiste l’équipe de direction de l’UFR (directeur, directeurs adjoints, directrice administrative) dans l’organisation quotidienne de son travail
Traite les contacts des responsables (filtrage des interlocuteurs, orientation …)
Prend en charge des aspects logistiques de la fonction de Direction : réservation de salles …
• Traite des dossiers ponctuels :
- rédaction de notes
- collecte et analyse des comptes-rendus des conseils de perfectionnement
- aide à la mise en forme de documents et de procédures, modes opératoires …
• Alimentation de tableaux de suivis statistiques en lien avec l’activité de l’UFR et les remontées administratives
• Constitue et alimente les dossiers administratifs des personnels non enseignants de l’UFR (15 agents). Assure le suivi des arrêts maladie, congés divers …ainsi que le suivi de l’évolution de carrière (promotions, listes d’aptitude) en lien avec la directrice administrative et la DRH BIATSS
• Assure la saisie, le traitement et le suivi des déplacements et frais de missions pour les personnes extérieures ; alimentation du tableau de dépenses en lien avec la gestionnaire administrative (finances) et réalise les réservations correspondantes
• Assure les commandes de fournitures administratives et alimentaires, ainsi que la mise en concurrence et les devis pour les frais de bouche
Instances
• Assure l’organisation, la préparation, le secrétariat, participe à la rédaction des comptes-rendus et au suivi des réunions et instances de l’UFR :
- Conseils de gestion de l’UFR
- Assemblées générales
Contribue activement aux différentes opérations électorales
• Assure l’organisation, la préparation, le secrétariat, les comptes-rendus et le suivi des réunions du service administratif
Accueil
• Assure l’interface avec l’interne et l’externe
• Assure l’accueil physique, électronique et téléphonique de l’UFR : suivi des appels reçus et transmission des messages et demandes de contact par mail
• Gère le parc informatique de prêt de longue durée en relais du technicien audiovisuel
• Réponse de premier niveau aux demandes des usagers et des personnels enseignants
• Assure la diffusion des informations aux personnels BIATSS et enseignants de l’UFR (communication par mail et via le Moodle dédié) en relais des communications des services centraux et pour l’équipe de direction
Profil recherché
Connaissances
- connaître l’université, son organisation, son fonctionnement et ses missions ;
- connaissance du système de l’enseignement supérieur et spécifiquement de la recherche publique ;
- connaissance de la démarche qualité
Compétences comportementales
- capacité à travailler de façon transverse ;
- capacité à dialoguer avec tous les acteurs universitaires et les partenaires
- très bon relationnel
- capacité d’écoute
- rigueur et sens de l’organisation et des priorités
- réactivité
- discrétion et confidentialité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Compétences attendues
Compétences opérationnelles
- capacité à gérer les dossiers en toute autonomie
- réaliser des synthèses
- rédiger et mettre en forme les documents
- communiquer, concevoir un document de présentation ;
- maîtrise des outils bureautique (Excel, word, powerpoint…)
- savoir planifier et respecter les délais
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.
Descriptif du service
https://shsp.u-picardie.fr/lufr-sciences-humaines-sociales-philosophie
À propos de l'offre
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Rémunération basée sur la grille de technicien de recherche et de formation, de classe normale
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Lieu d’exercice : la Citadelle, à Amiens.
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Assistante / Assistant de direction
