Assistant de direction

Placée auprès de la direction, l’'agent assure un rôle central d'appui à l’organisation et au fonctionnement quotidien de la direction. Il/elle facilite la coordination entre la direction, les services, les partenaires institutionnels et les interlocuteurs extérieurs. Il/elle contribue à la fluidité de la circulation de l'information, au suivi des décisions et à l’organisation des activités de la direction.
Il est à noter qu'un projet de regroupement des services de la DDESTPP est à l'étude. A l’issue de la réunification les missions attachées à ce poste risquent fortement d'évoluer.

DESCRIPTION DES MISSIONS :
1. Appui à l’ organisation quotidienne de la direction
• Gérer les agendas, les appels et les courriels de la direction.
• Préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions et rencontres de la direction.
• Organiser les rendez-vous, réunions, CODIR, bilatérales, séminaires et déplacements de la directtion
• Assurer l’organisation des congés des cadres et la planification des astreintes.
2. Coordination et suivi de l’ activité
• Assurer le suivi des décisions, des commandes adressées par la direction aux services et actions qui en découlent.
• Assurer le suivi des demandes urgentes et des sollicitations institutionnelles (préfecture, élus, partenaires…).
• Prendre en charge des dossiers ponctuels ou des affaires réservées.
3. Appui aux réunions
• Participer aux CODIR, rédiger et diffuser les comptes rendus.
• Vérifier la mise en forme des documents soumis à la signature de la direction.
• Assurer un appui particulier à la directrice adjointe en charge du pôle Protection des populations lors des réunions bilatérales.
4. Information et communication
• Centraliser, organiser et diffuser les informations en interne et en externe.
• Recueillir les actualités auprès des services et contribuer à l’alimentation des supports de communication.
• Assurer la mise à jour des sites intranet et internet.

CHAMP RELATIONNEL :
Champ relationnel : Interne : les agents de la DDETSPP, le SGCD, le secrétariat du corps préfectoral
Externe : l'ensemble des professionnels et les partenaires du champ d’intervention de la DDETSPP (Etat, Conseil régional, Conseil départemental, mairies, collectivités publiques, chambres consulaires)