Assistant de direction secrétariat du Maire (h/f) - Rueil-Malmaison
Référence : O092260806000872
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Rueil-Malmaison
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Assurer l’assistance administrative et organisationnelle du maire. Faciliter son activité quotidienne, préparer ses rendez-vous et assurer le suivi des demandes et des échéances, en lien avec les élus, la direction générale et les services municipaux.
Organiser l’activité
Gérer l’agenda en tenant compte des priorités, des urgences et des contraintes.
Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements : invitations, réservations, documents préparatoires et aspects pratiques.
Préparer les dossiers nécessaires et vérifier que les informations attendues sont disponibles dans les délais.
Filtrer et orienter les appels et sollicitations ; signaler les demandes urgentes ou sensibles.
Assurer le secrétariat et le traitement des correspondances
Trier les courriels et courriers, les orienter et suivre les réponses attendues.
Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et messages à partir des consignes données.
Préparer les parapheurs et suivre les circuits de validation, de signature et d’envoi.
Assurer le classement et l’archivage des documents, ainsi que la mise à jour des contacts.
Suivre les demandes et les échéances
Tenir à jour un tableau de suivi des demandes confiées aux services : objet, interlocuteur, échéance et état d’avancement.
Effectuer les relances nécessaires et alerter sur les retards ou difficultés.
Recueillir les contributions des services et vérifier la complétude des dossiers transmis au cabinet.
Préparer des points réguliers sur les dossiers en attente et les échéances à venir.
Faciliter les relations avec les interlocuteurs du cabinet
Assurer un accueil professionnel et discret des élus, agents, habitants et partenaires.
Transmettre les demandes aux bons interlocuteurs et veiller à leur suivi.
Travailler en coordination avec le directeur de cabinet, la cheffe de cabinet et les assistantes de la direction générale.
Contribuer à la continuité du secrétariat du cabinet selon l’organisation définie.
Profil
Savoirs
Maîtrise des outils bureautiques.
Maîtrise des techniques de l’expression écrite (orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel).
Techniques de classement et d’archivage.
Connaissance de l’environnement territorial.
Savoir-faire
Gérer les situations de stress.
Appréhender le caractère d’urgence des informations à traiter.
Respecter strictement la confidentialité et faire preuve de discernement face aux situations sensibles.
Savoir-être
Rigueur.
Capacité d’organisation.
Capacité à travailler en équipe.
Réactivité.
Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap
Profil recherché
Profil
Savoirs
Maîtrise des outils bureautiques.
Maîtrise des techniques de l’expression écrite (orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel).
Techniques de classement et d’archivage.
Connaissance de l’environnement territorial.
Savoir-faire
Gérer les situations de stress.
Appréhender le caractère d’urgence des informations à traiter.
Respecter strictement la confidentialité et faire preuve de discernement face aux situations sensibles.
Savoir-être
Rigueur.
Capacité d’organisation.
Capacité à travailler en équipe.
Réactivité.
Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Merci de bien vouloir postuler directement sur le site internet de la ville de Rueil-Malmaison (https://www.villederueil.fr), en bas de page rubrique "la ville recrute" bouton POSTULER
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Attaché, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 21/12/2026
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Assistante / Assistant de direction
