Assistant de scolarité / Coordonnateur antenne
Référence : 2023-1404535
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université des Antilles
Université des Antilles UFR Santé - Localisation : FORT DE FRANCE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Oui
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L’Assistant Ingénieur est placé sous l’autorité du Directeur des Services Administratif et Financier de l’UFR Santé.
Au sein de l’UFR Santé, le Coordonnateur devra organiser et encadrer la gestion de la scolarité des différents cycles d’études.
Apporter son appui à la Direction et à la Scolarité Générale de l'UFR Santé dans les activités inhérentes à la gestion administrative, scolarité, et pédagogique.
Il contribue au fonctionnement, à l’amélioration de la performance et participe à la gestion courante et à l'évolution des process.
Il devra aussi assurer la charge de la gestion administrative, pédagogique et l’organisation du Parcours Accès Spécifique Santé (PASS), de la mineure santé de Licence Accès Santé (LAS) et des formations paramédicales.
Animer et manager l’équipe de gestionnaires de l’Antenne.
Coordonner et superviser les activités administratives, pédagogiques et des examens.
Accompagner les gestionnaires de scolarité dans l’utilisation des logiciels de Scolarité.
Assurer à la planification des enseignements en lien avec les équipes techniques et audiovisuels.
Participer à la veille réglementaire pour anticiper les impacts administratifs.
Appliquer la réglementation imposée en scolarité.
Superviser l’organisation des examens en veillant à la stricte application des modalités de contrôle des connaissances (calendriers, convocation, saisie des notes et établissement des Procès-Verbaux, édition de diplômes).
Assurer la gestion et le suivi des étudiants (inscrits en PASS ou suivant la mineure santé de LAS, Maïeutique).
Superviser la gestion des inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants aux différentes filières et Unités d’Enseignement, en fonction d’un planning rigoureux.
Organiser les différents stages (hospitaliers, structures).
Assurer le soutien logistique du service.
Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes.
Veiller à la diffusion des courriers et en assurer la traçabilité.
Profil recherché
Bon relationnel et sens du travail en équipe.
Forte capacité d’adaptation à des publics variés.
Capacité à élaborer et rédiger des notes et courriers administratifs, des comptes rendus et avoir une très bonne connaissance des textes réglementaires.
Maîtrise des techniques de communication écrite et orale et des logiciels de gestion de scolarité.
Autonomie et aptitude à évoluer dans un environnement professionnel en constante évolution, tant sur le plan pédagogique que règlementaire.
Appliquer les textes réglementaires.
Adapter ses explications aux divers interlocuteurs assurer de la bonne circulation de l’information.
Savoir rendre compte.
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
Communiquer et faire preuve de pédagogie.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Compétences attendues
Aptitude à l'encadrement et à l'animation d'équipe.
Compétences relationnelles.
Sens de la diplomatie,
Rigueur et fiabilité,
Savoir rendre compte.
Respect de la confidentialité et du droit de réserve.
Autonomie.
Savoir accompagner le changement.
Esprit de dialogue.
Sens de l'organisation.
Sens du service public.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Personne à contacter
marie-flore.mollenthiel@univ-antilles.fr
Qui sommes-nous ?
L’Université des Antilles (UA) a été transformée par la loi n°2015-737 du 25 juin 2015, à l’issue de la création de l’Université de Guyane. Elle constitue une particularité du livre VII de la troisième partie du code de l’Éducation par la création de deux pôles universitaires régionaux autonomes : la Guadeloupe et la Martinique.
L’UA est un Etablissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP) pluridisciplinaire avec secteur santé. Son siège se trouve sur le campus de Fouillole, à Pointe à Pitre, en Guadeloupe.
L’université implantée sur deux territoires comprend :
Le pôle universitaire régional de Guadeloupe : 4 UFR,
1 INSPE, 1 IUT, 1 Service de formation continue et apprentissage et 1 Service culturel ;
Le pôle universitaire régional de Martinique : 3 UFR,
1 INSPE, 1 IUT, 1 Bureau de la formation continue et de l’Apprentissage et 1 Service Culturel
Des structures transversales : 1 UFR de Santé, 7 Services communs, 1 IPAG.
25 structures de recherche (Équipes d’accueil, UMR, structures fédératives, …).
Elle accueille plus de 14.000 étudiants, emploie près de 990 personnels et dispose d’un bâti universitaire d’environ 91.185 m2 et d’un budget annuel global de 100 millions d’euros.
À propos de l'offre
-
Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche, de
l’Université des Antilles.
Maîtrise de la réglementation des études de santé.
Maîtrise du fonctionnement d’une UFR santé.
Modélisation.
Connaissance des règles de scolarité et des procédures de gestion de la scolarité.
Technique de management intermédiaire et de proximité.
Technique d’élaboration de documents.
Technique de communication écrite et orale.
Environnement et réseaux professionnels : connaissance des différents partenaires et
des réseaux professionnels du domaine.
Culture internet.
Diagnostic et résolution de problèmes. -
Contrainte calendaire.
Variabilité des horaires en fonction du calendrier de gestion. Déplacements éventuelsL’activité du Coordonnateur des différents cursus de Santé (premier, second et troisième cycle) s’exerce au sein de l’Antenne de l’UFR Santé de l’Université des Antilles, sur le site de la Meynard (CHUM).
L’UFR Santé est une composante transversale de l’Université implantée sur les deux Pôles Universitaires de Guadeloupe et Martinique. Ces missions s’étendent sur les trois régions de Guadeloupe, Martinique, Guyane.
Le service de scolarité de l’Antenne a pour mission d’assurer l’ensemble des actes de gestion administrative des étudiants inscrits dans les différents cycles de santé tout au long de leur parcours universitaire. Ainsi, trois cycles sont proposés :
Premier cycle regroupant les cursus de PASS, DFGSM2 et 3 (Médecine et Maïeutique)
Deuxième cycle de Médecine et de Maïeutique.
Troisième cycle de Médecine (DES, Doctorat de Médecine, DFMS/DFMSA,
DU/DIU).
Le service de Scolarité Générale travaille en interne, en étroite collaboration avec la Direction des Systèmes de l’Information et du Numérique, la médecine préventive, la Bibliothèque Universitaire et en externe avec le Département de Santé de la Guyane, les
établissements hospitaliers des trois régions de Guadeloupe, Martinique et Guyane. -
Vacant à partir du 01/02/2024
-
Gestionnaire de scolarité
