Assistant de service (h/f) - Gennevilliers
Référence : O092260709001668
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Gennevilliers
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité du / de la responsable de service, l’Assistant(e) de service :
- Apporte entre autres, une aide permanente au responsable de service en termes, de gestion budgétaire, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Secrétariat et accueil de la D.S.I. en binôme
- Accueil physique et téléphonique (ligne accueil 66.39 avec renvoi des lignes 66.35 du Directeur des Systèmes d’Information et 63.69 de la responsable de service)
- Traitement / classement / transmission du courrier de la direction (papier et dématérialisé)
- Rédaction et mise en forme de documents (courriers, notes, etc.…)
- Prise de notes et comptes-rendus de réunion.
- Tenue d’agendas, prises de rendez-vous, organisation de réunions
- Planning des congés, des formations, de la réservation des différentes salles de formation / réunions de la collectivité
- Réception des livraisons
- Prêt de matériels et gestion via GLPI (ordinateurs, vidéoprojecteurs notamment)
- Traitement des demandes liées à la téléphonie
- Participation aux réunions du service administratif et financier de la DSI pour le point d’avancement régulier et participation en alternance aux réunions des différents pôles de la DSI.
Missions spécifiques au secteur Gestion du parc et des contrats
- Suivi administratif des contrats de maintenance, d’assistance, d’hébergement, licences logicielles, etc… gérés par la DSI :
• établissement des contrats avec vérification des pièces nécessaires
• suivi financier annuel (engagement, rapprochement factures)
• négociation lors du renouvellement du contrat
- Suivi administratif équipements du SI (cœur de réseau, baies netapp…)
• saisie des données administratives d’un équipement (durée garantie, date acquisition, etc…)
• production de tableau de bords des équipements
- Mise en place et mise à jour de formulaires et procédures (demandes en téléphonie, etc…)
- Suivi et transfert d’informations à l’assistante de gestion administrative et à la cheffe de service
Missions spécifiques au secteur budget :
- Etablissement et classement des bons de commandes, proposition au visa
- Acheminement des factures avec la solution de gestion des factures et proposition au visa
- Préparation des éléments pour la trésorerie
- Traitement et suivi des bons de commandes par fournisseur
- Aide à la préparation budgétaire
- Tableaux de bord des activités du service, bons de commandes et factures
- Comptes-rendus des réunions : Rédaction et diffusion du compte-rendu hebdomadaire de la réunion du service
- Suivi et transfert d’informations à l’assistante de gestion administrative et à la cheffe de service
Profil recherché
• Connaissance, compréhension pour le secteur des activités techniques de la DSI
• Notion d’organisation et de gestion du temps
• Prise de notes
• Expression orale et écrite de qualité
• Connaissance et maitrise de la suite logicielle Office 365, windows, pos actes, espaces collaboratifs
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 177 avenue Gabriel Péri
92237 GENNEVILLIERS CEDEX
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Gestionnaire de comptabilité
