Assistant des relations publiques, fêtes et cérémonies (h/f) - Saint-Mandé
Référence : O094260820000035
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Saint-Mandé
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Le service des relations publiques, fêtes et cérémonies organise et coordonne les événements officiels et les animations de la Ville, tout en assurant l’appui logistique des services (réunions, formations, etc.).
Vos principales tâches et activités :
1. Organisation des manifestations et cérémonies
• Participer à la préparation et à l'organisation des cérémonies officielles, manifestations, inaugurations, réceptions, commémorations, remises de distinctions, vœux du Maire et autres événements municipaux
• Élaborer les rétroplannings en lien avec le responsable de service
• Assurer les services cocktail, buffet, repas en collaboration avec le service intérieur.
2. Gestion des relations publiques
• Gérer l’accueil physique et téléphonique du service
• Elaborer les conventions de mise à disposition des salles municipales
• Assurer la gestion des expositions des artistes Saint-Mandéens en mairie
• Gestion des commandes du matériel et goodies du service
• Participer à l'accueil des élus, partenaires, personnalités et invités
• Préparer et envoyer les invitations
• Organiser les listes d'invités. Assurer le suivi des confirmations de présence
• Préparer les badges, cartons de placement et plans de table. Gérer l’impression de documents.
3. Gestion du logiciel protocolaire
• Assurer l'administration courante du logiciel de gestion des relations publiques et du protocole
• Créer et mettre à jour les fiches des contacts (élus, personnalités, partenaires institutionnels, associations, entreprises, habitants et invités)
• Assurer la qualité et l'actualisation permanente de la base de données
• Gérer les listes de diffusion
• Réaliser les publipostages et listes d'émargement
• Produire les états statistiques et tableaux de suivi
• Garantir la confidentialité des données et veiller au respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
• Signaler les anomalies et participer à l'amélioration du logiciel.
4. Suivi administratif
• Rédiger les courriers, notes administratives et comptes rendus
• Classer et archiver les dossiers
• Assurer le suivi administratif des manifestations.
5. Appui au service Communication
• Participer à la diffusion des supports de communication
• Contribuer à la mise en place de la signalétique événementielle
• Participer à la valorisation des actions municipales
Profil recherché
Compétences techniques
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Connaissance de l'environnement institutionnel.
• Techniques d'organisation événementielle.
• Techniques de rédaction administrative. Notions relatives au RGPD.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Savoir-Faire
• Organiser et planifier des manifestations.
• Gérer simultanément plusieurs dossiers.
• Utiliser un logiciel de gestion protocolaire.
• Gérer une base de données contacts. Réaliser des publipostages et des listes d'invités.
• Préparer les plans de table et les listes protocolaires.
• Accueillir les différents publics avec professionnalisme.
• Travailler en transversalité avec les services.
• Rédiger des documents administratifs. Respecter les procédures administratives.
Qualités
• Sens du service public.
• Excellentes qualités relationnelles.
• Courtoisie et diplomatie.
• Discrétion professionnelle.
• Organisation et rigueur.
• Réactivité.
• Polyvalence.
• Disponibilité.
• Esprit d'équipe.
• Capacité d'adaptation.
Contraintes particulières
• Horaires irréguliers en fonction des manifestations.
• Travail en soirée, les week-ends et jours fériés.
• Déplacements sur le territoire communal.
• Participation à l'installation et au rangement des événements.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 10 place Charles Digeon
94160 ST MANDE
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 20/09/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
