Assistant du Maire et du Cabinet du Maire - COMMUNE DE PIERRELATTE

Sous l’autorité du Maire et de la Collaboratrice de cabinet, vous assurez l’organisation quotidienne de l’activité du Maire dans l’ensemble de ses mandats et responsabilités institutionnelles.
Véritable assistant(e) de direction, vous êtes l’interface privilégiée entre le Maire, le cabinet, les élus, les services municipaux, les administrés et les partenaires extérieurs.

Organisation et pilotage de l’agenda du Maire
• Piloter l’agenda du Maire dans l’ensemble de ses mandats, représentations et responsabilités institutionnelles ;
• Centraliser, analyser et hiérarchiser les demandes de rendez-vous en fonction de leur urgence, de leur nature et de leurs enjeux ;
• Anticiper les contraintes de calendrier, les déplacements, les temps de préparation, les obligations protocolaires et les éventuels conflits d’agenda ;
• Garantir la fiabilité et la mise à jour permanente de l’agenda, en lien avec les élus, les services et les partenaires concernés ;
• Organiser et suivre les permanences du Maire avec les administrés.
Fonctionnement quotidien du cabinet
• Assurer l’interface quotidienne entre le Maire, la Collaboratrice de cabinet, les élus, les services, les administrés et les partenaires institutionnels ;
• Assister la Collaboratrice de cabinet dans le suivi administratif des activités du cabinet ;
• Gérer les courriers, courriels, appels et sollicitations adressés au Maire et au cabinet ;
• Organiser les réunions, rendez-vous et déplacements et en assurer la coordination logistique ;
• Veiller à la bonne circulation des informations, dans le respect strict des règles de confidentialité.
Accueil et représentation du cabinet
• Identifier la nature et le degré d’urgence des sollicitations ;
• Apporter une première réponse, orienter vers le bon interlocuteur ou assurer la transmission de la demande ;
• Représenter le cabinet avec professionnalisme, neutralité, diplomatie et courtoisie auprès de l’ensemble de ses interlocuteurs.

Autonomie et responsabilités

Vous êtes notamment attendu(e) sur :
• votre capacité à anticiper, organiser et hiérarchiser des sollicitations multiples ;
• votre rigueur dans le suivi des dossiers et des échéances ;
• votre réactivité et votre maîtrise de soi face aux imprévus ;
• votre capacité à travailler dans un environnement exigeant, où les priorités peuvent évoluer rapidement.
• votre discrétion, votre loyauté institutionnelle et votre obligation du devoir de réserve ;