Assistant (e) - SDIS des Hautes Alpes
Référence : O005260826000249
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Services départementaux d'incendie et de secours
- Localisation : Gap
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels RIFSEEP € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Placé sous l'autorité du chef de service formation-sport, l'assistant (e) exercera ses fonctions à l’État-major des Hautes-Alpes, à GAP.
Missions exercées :
1 : Assurer le secrétariat du service formation-sport
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service.
• Élaborer et assurer le suivi des bons de commande.
• Gérer les parapheurs (envoi et archivage des courriers).
• Gérer les formations aux permis de conduire
• Assurer le suivi financier des formateurs intervenant pour le SDIS.
• Assurer l’archivage réglementaire du service
• Effectuer les réservations d’hébergement au CIS de Gap, gérer les salles affectées à l’état-major.
• Participer à l’organisation des manifestations statutaires de l’établissement (PSSP, cross).
• Gérer les commandes de repas du site de Gap
2. : Gérer les formations organisées en dehors du SDIS 05 (CNFPT, ENSOSP, ECASC, autres SIS)
• Traiter les demandes de formation.
• Gérer les conventions avec les partenaires.
• Assurer les inscriptions des stagiaires, établir et transmettre les convocations.
• Centraliser les procès-verbaux, informer les agents.
• Transmettre les diplômes et attestations aux agents et aux services concernés.
3. : Suivre les conventions de formation des sapeurs-pompiers volontaires
• Gérer les demandes d’autorisation et le suivi des heures de formation en convention.
• Envoyer les attestations de présence aux employeurs.
4. : Alimenter les applications métiers FORSYS 2 et WEBACT
• Clôturer les stages.
• Mettre à jour les dossiers des agents.
• Convoquer les agents et rédiger ponctuellement des états de présence et les procès-verbaux.
• Saisir dans WEBACT les heures de formation réalisées.
• Contrôler la position administrative des agents sur les actions de formation.
5. : Assurer la gestion des formations après la commission d’attribution des diplômes
• Envoyer les résultats.
• Indemniser les SPV en formation.
• Éditer et transmettre les attestations, titres et diplômes.
• Scanner les portfolios.
• Transmettre les portfolios aux chefs de CIS.
Profil recherché
Qualités (Je suis):
• Doté(e) d’un bon sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
• Rigoureux(se), fiable dans le suivi des dossiers et des archives.
• Autonome tout en ayant un réel esprit de travail en équipe.
• Discret(ète), respectueux(se) de la confidentialité, avec un sens affirmé des responsabilités.
• À l’aise dans la communication orale et écrite, avec d’excellentes qualités relationnelles et un fort sens du service, y compris avec les partenaires extérieurs au SDIS.
• Réactif(ve), adaptable, disponible, avec une bonne gestion du stress et une excellente maîtrise de soi.
Compétences (je suis capable)
• Rédiger avec aisance courriers, conventions, convocations, procès-verbaux et états de présence.
• Assurer la gestion administrative complète de la formation (dossiers, conventions, convocations, archives, diplômes, indemnisations).
• Suivre et appliquer des procédures réglementaires.
• Réaliser un suivi financier (indemnisation, suivi des formateurs(trices), frais de formation, commandes).
• Organiser et ajuster plannings, réservations, manifestations et logistique en fonction des contraintes et imprévus.
Connaissances (je sais) :
• Connaissances de base de l’organisation de la sécurité civile, des collectivités territoriales, du volontariat et du contexte départemental.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques, des applications métiers (FORSYS 2, WEBACT, plateformes de formation) et de la téléphonie.
• Connaissance des procédures réglementaires liées à la formation (conventions SPV, diplômes, dispositifs de formation).
Qui sommes-nous ?
Un service départemental d’incendie et de secours (SDIS) est un établissement public administratif chargé de l’organisation des secours d’urgence et de la lutte contre les incendies à l’échelle d’un département. Bien qu’il travaille en étroite collaboration avec la Préfecture pour la gestion des crises, il s’agit d’une structure autonome dotée de la personnalité morale et d’un budget propre, principalement financé par le Département et les communes (ou EPCI), et dispose de ses agents et de ses équipements. C’est l’acteur central de la sécurité civile sur le territoire : il assure la protection des personnes, des biens et de l’environnement face aux accidents, aux sinistres et aux catastrophes.
L’organisation du SDIS repose sur une gouvernance partagée. Il est administré par un Conseil d’Administration, composé majoritairement d’élus du Département et des communes, et est présidé par un élu (souvent le Président du Conseil départemental). Le Préfet (ou parfois le Maire) exerce l’autorité opérationnelle pour l’emploi des moyens de secours lors des interventions, tandis que le Directeur départemental des services d’incendie et de secours (DDSIS) assure la direction opérationnelle et administrative du service.
Les compétences d’un SDIS sont régies par des missions d’urgence et de prévention. Son champ d’intervention est vaste et exige une réactivité permanente :
- Le Secours d’Urgence aux Personnes (SUAP) : c’est la mission la plus fréquente, consistant à porter secours aux victimes d’accidents de la route, d’accidents domestiques ou de malaises.
- La lutte contre les incendies : qu’il s’agisse de feux urbains, industriels ou de feux de forêts, le SDIS déploie des moyens techniques spécialisés pour éteindre les sinistres.
- La prévention et la prévision : le SDIS conseille les autorités et vérifie la conformité des établissements recevant du public (ERP). Il analyse les risques du territoire pour anticiper les interventions (inondations, risques chimiques, etc.).
- Les Opérations de Sauvetage Spécifiques : Recherche en décombres, sauvetage aquatique ou interventions en milieu périlleux.
- Le SDIS joue également un rôle essentiel en matière de prévention, à travers le contrôle des établissements recevant du public, l’information des populations et la préparation aux situations de crise.
Les SDIS s’appuient sur un maillage territorial dense de Centres d’incendie et de secours, permettant une intervention rapide sur l’ensemble du département. Ils regroupent des sapeurs-pompiers professionnels (SPP), des sapeurs-pompiers volontaires (SPV) et des personnels administratifs, techniques et spécialisés (PATS). Ces derniers sont indispensables au fonctionnement de la structure : mécaniciens engins, techniciens informatiques, gestionnaires RH, logisticiens ou médecins. C’est un environnement professionnel unique, tourné vers l’action et le service public de l’urgence, offrant la satisfaction de contribuer concrètement à la sécurité et à la sérénité des citoyens.
À propos de l'offre
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Les dossiers de candidature devront être adressés à Monsieur le Président du Conseil d'administration du SDIS des Hautes-Alpes, quartier PATAC, Centre Colonel Patrice BLANC, BP 1003 - 05010 GAP CEDEX ou à contact@sdis05.fr
Travail en service hors rang, 39 h 00 avec RTT, IFSE, chèques déjeuners, CNAS.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 01/03/2027
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
