Assistant (e) de direction et d'accueil H/F
Référence : MEF_2026-30511
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
IRA de Lille
IRA de Lille 49 rue Jean Jaurès 59000 LILLE - Localisation : Nord (59), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
1) Assistance de direction (activité dominante)
• Assurer le secrétariat de la direction : gestion des agendas, organisation des rendez-vous, des réunions, et des déplacements
• Préparer, mettre en forme et diffuser les documents administratifs (courriers, comptes rendus, notes, présentations…)
• Assurer le suivi, le classement et l’archivage physique et numérique des dossiers administratifs
• Mettre à jour les bases de données et outils de suivi administratif
• Participer au suivi des tableaux de bord et indicateurs d’activité
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions.
2) Gestion administrative et logistique et réglementaire
• Assurer l’instruction et le suivi administratif des déplacements professionnels de la communauté de travail du G-ISP et du site de Lille (réservations, ordres de mission, instruction réglementaire et mise en paiement via outil GFD)
• Assurer la préparation administrative et logistique des séances du conseil d’administration
• Participer au secrétariat et au suivi des délibérations et documents afférents
• Contribuer à la location des salles (réservations, conventions, préparation logistique)
• Participer à la gestion, suivi et commande des fournitures administratives
• Contribuer à l’amélioration des procédures administratives et outils de suivi.
3) Accueil et information du public
• Assurer l’accueil physique des élèves, stagiaires, intervenants et visiteurs sur des créneaux définis
• Répondre aux appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs
• Gérer les courriers entrants et sortants
• Veiller à la qualité de l’accueil et à la bonne information des usagers.
4) Polyvalence du poste
• Dans le cadre de la continuité du service, l’agent pourra être amené(e), en fonction des nécessités de service, à participer à toute activité relevant de son domaine de compétences et contribuant au bon fonctionnement de l’établissement.
Profil recherché
Connaissances : Environnement administratif, institutionnel /Bureautique et outils collaboratifs
Savoir-faire : Accueillir une personne, un groupe, du public/Maîtriser les délais/Rédiger, mettre en forme et relire des documents administratifs (courriers, comptes rendus, notes)/ Appliquer une règle, une procédure, un dispositif/capacité à travailler dans un environnement multi-acteurs (direction, services, usagers, instances)
Savoir-Etre : Faire preuve de discrétion/Faculté d'adaptation/Travail en autonomie, en rendant compte de manière formalisée/Sens de l'organisation/Avoir l'esprit d'équipe/Aisance relationnelle/Réactivité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Créé par le décret n° 2026-27 du 26 janvier 2026, le Groupe des instituts du service public (G-ISP) est un établissement public qui regroupe les Instituts régionaux d'administration (devenant Instituts du service public le 1er janvier 2027) qui contribuent au recrutement et à la formation des cadres administratifs de proximité de la fonction publique de l'Etat d'aujourd'hui et de demain, en pleine adéquation avec les besoins des services et les attentes des citoyens et de la société, et en capacité de contribuer à la transformation de l'action publique.
Le Groupe :
1° Définit et met en oeuvre les formations préparatoires aux concours d’accès et aux dispositifs d’égalité des chances
2° Organise les concours d’accès aux instituts du service public
3° Définit et met en oeuvre le contenu et les modalités de la formation initiale des élèves formés par les instituts
4° Définit et met en oeuvre les orientations stratégiques en matière de formation continue, notamment dans les métiers administratifs de l’encadrement de l’Etat
5° Définit et met en oeuvre les dispositifs de reconversions professionnelles vers les métiers administratifs
6° Concourt à la coopération européenne et internationale, aux partenariats de recherche et à l’innovation pédagogique, notamment au travers de l’accueil, au sein des instituts, de fonctionnaires, d’élèves, d’étudiants et de stagiaires étrangers
Descriptif du service
Le G-ISP est placé sous la tutelle du Premier ministre, exercée en son nom par la direction générale de l'administration et de la fonction publique (DGAFP).
Il est dirigé par un ou une directrice, assisté au siège d'un directeur ou directrice de la formation et des concours chargé(e) du pilotage et de la coordination des formations initiale et continue et de l'organisation des concours d'accès aux instituts ainsi que d'une secrétaire générale pour les questions administratives, financières et budgétaires. Les directeurs d'instituts régionaux d'administration (IRA), appelés à devenir des Instituts du service public (ISP) le 1er janvier 2027, sont étroitement associés à la définition de la stratégie du Groupe.
Le G-ISP comprend 120 agents permanents et accueille près d'un millier d'élève en formation initiale.
À propos de l'offre
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La prise de poste intervient dans un contexte de structuration progressive de l’établissement en 2026.
Le poste s’exercera dans un périmètre partagé entre la direction du siège du G-ISP et la direction de l’IRA de Lille (ISP Lille à compter du 1er janvier 2027). Cette organisation implique une capacité d’adaptation aux évolutions de la structure et de ses modalités de fonctionnement.
Temps complet (37h30) avec possibilité de modulation horaire et 1 jour fixe de télétravail/semaine, possibilité de moduler les horaires journaliers (plages fixes et plages mobiles)
Plan de formation ambitieux pour ses agents
Le personnel est rattaché au ministère des finances notamment le régime indemnitaire et le complément indemnitaire annuel pour les fonctionnaires
Participation employeur à la complémentaire santé et aux transport domicile-travail
Titres restaurant
Association du personnel
Parking privé au sein de l’institut (voiture et vélo)
Proximité du métro ligne 2 à proximité (Porte de Valenciennes/Porte de Douai) -
L 332-2 du code de la fonction publique.
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Secrétaire
