Assistant-e de direction

Vous rejoindrez la Direction de l’appui aux politiques publiques (DAPP), une équipe d’une vingtaine de personnes réparties sur plusieurs centres. Cette direction accompagne les équipes scientifiques dans leurs relations avec les acteurs publics, valorise les travaux produits et facilite leur mobilisation au service des politiques publiques. Elle travaille en lien étroit avec de nombreux partenaires, en France et à l’international.Dans ce contexte, vous intégrerez l’équipe de direction et contribuerez au bon fonctionnement du service. Vous assurerez un rôle central de coordination et de gestion administrative, en appui direct à la direction et aux chargé-es de mission.Votre poste est essentiel pour garantir la fluidité des échanges, la qualité de l’organisation interne et la bonne prise en compte des sollicitations externes. Par votre sens de l’organisation et votre fiabilité, vous faciliterez le pilotage opérationnel de la direction et contribuerez à la qualité du service rendu aux partenaires.Dans ce cadre, vous serez en charge des activités suivantes :Gestion administrative et organisation :- Assurer le suivi des réunions, événements et échéances clés et tenir l’agenda du service ;- Organiser les réunions (recherche de créneaux, réservations de salles ou de visioconférences, préparation des dossiers, diffusion des informations) ;- Appuyer l’élaboration de comptes rendus ;- Suivre le traitement des demandes adressées au service ;- Accueillir les interlocuteurs et assurer l’accueil téléphonique.Appui au pilotage et coordination :- Tenir à jour des tableaux de bord et des listes de diffusion ;- Coordonner le montage de dossiers complexes ;- Organiser ou appuyer des événements (séminaires, réunions de projets, salons) ;- Gérer les espaces de travail partagés et les accès, y compris pour des partenaires externes ;- Contribuer, en lien avec la référente qualité, à l’élaboration et à la mise à jour des procédures administratives et accompagner leur appropriation par l’équipe.Vous exercerez des fonctions polyvalentes nécessitant réactivité, sens des priorités et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés.