ASSISTANT FORMATION (H/F)

2 postes à pourvoir

Activités principales
-Utilisation quotidienne du logiciel de gestion et de suivi des formations Gesform
-Accueil physique et téléphonique et information du personnel médical et non médical, de l’encadrement, des formateurs, des organismes de formation et des établissements extérieurs
-Suivi pédagogique en cours d’année : contacts fréquents avec les organismes, les formateurs, les agents formés, l’encadrement
-Contacts avec les organismes de formation pour déterminer les conditions financières et pédagogiques de la mise en place de certaines formations, en lien avec le responsable formation continue
-Formalités d’inscriptions auprès des organismes de formation
-Contacts avec les organismes et les formateurs internes retenus afin d’établir le calendrier, obtenir des précisions concernant les intervenants et leurs exigences dans le cadre de leurs interventions
-Rédaction et suivi de conventions avec des établissements extérieurs
-Réception des conventions et mise à la signature après vérification attentive des termes pédagogiques et financiers, en lien avec le responsable formation continue
-Gestion des salles et du matériel pédagogique (recherche des salles disponibles pour l’animation des formations, du matériel nécessaire à l’animation, des fournitures, suivi de la planification, ouverture et fermeture des salles avec préparation
-Accueil des formateurs internes ou des organismes de formation au sein du service formation lors la dispensation des formations
-Rédaction des fiches de présentation des actions de formation et diffusion auprès de l’encadrement
-Information à l’encadrement concernant leurs éventuelles interrogations sur la mise en place des formations
-Gestion et suivi des inscriptions individuelles et collectives
-Rédaction des autorisations de stage à destination des agents formés avant tout départ en formation
-Suivi du présentiel avec listes d’émargement à adresser aux organismes
-Règlement des factures et suivi des échéanciers
-Saisie des états de frais de déplacement, d’hébergement et de traitement sous Gesform
-Suivi financier des actions de formation (facturation ANFH, remboursements aux agents)
-Suivi des dépenses en cours d’année avec suivi des fluctuations et clôture des dossiers en fin d’exercice
-Gestion des remboursements et titres de recettes auprès des établissements ou stagiaires extérieurs
-Gestion administrative des dispositifs individuels (Préparation aux concours, études promotionnelles, formations diplômantes : masters, DU/DIU, bilan de compétences, congé de formation professionnelle, validation des acquis de l’expérience…)
-Statistiques diverses sur le plan de formation en cours et réalisé
-Participation à la préparation des Commissions de formation