Assistant (h/f) au secrétariat du directeur de cabinet - Département des Hauts-de-Seine
Référence : O092260610000987
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Nanterre
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein du Cabinet, vous apportez un appui organisationnel et administratif au secrétariat du Directeur de cabinet, sous la coordination de l’assistante principale. À ce titre, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien du Cabinet et à la qualité des relations avec ses différents interlocuteurs.
Accueil et relations avec les interlocuteurs : vous assurez l’accueil physique et téléphonique du secrétariat, en adaptant votre communication à la diversité des interlocuteurs (élus, services internes, partenaires institutionnels, usagers).
Gestion du courrier et des sollicitations : vous traitez, enregistrez et diffusez le courrier entrant et sortant via le logiciel Flower. Selon les situations, vous préparez des accusés de réception, des projets de réponse ou orientez les demandes vers les interlocuteurs compétents.
Suivi administratif et appui rédactionnel : vous assurez la relecture et le suivi des parapheurs. Vous rédigez ponctuellement des notes de synthèse à partir des éléments transmis par les services.
Gestion des contacts et de l’information : Vous recherchez des informations et veillez à la mise à jour régulière des fichiers de contacts institutionnels (cabinets de mairies, conseils départementaux, régionaux, ministères, etc.).
Organisation logistique et événementielle : vous participez à l’organisation des événements protocolaires (remises de médailles, départs en retraite) en lien avec les services concernés : préparation des supports d’invitation et suivi des réponses. Vous assurez également la gestion des réservations des salles de réunion relevant du Cabinet du Président.
Conditions et contraintes d’exercice du poste : travail en binôme, disponibilité et souplesse dans les horaires.
Horaires de nuit, travail le week-end et jours fériés : uniquement lors des soirées électorales.
Profil recherché
Le poste est ouvert aux rédacteurs territoriaux titulaires (mutation, détachement, liste d’aptitude) ainsi qu’aux agents contractuels, conformément aux dispositions en vigueur, titulaires a minima d’un diplôme de niveau baccalauréat. Le ou la candidat(e) devra disposer d’une bonne connaissance de l’environnement administratif et institutionnel et d’une maîtrise des procédures administratives.
Savoir-faire (compétences opérationnelles) :
Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique, adaptées à des interlocuteurs variés et institutionnels
Assurer la gestion, la diffusion et la bonne orientation de l’information
Organiser son activité avec méthode, gérer les priorités et anticiper les échéances
Rédiger des écrits professionnels de qualité (courriers, notes, synthèses)
Concevoir et suivre des outils de pilotage (tableaux de bord, suivi d’activité)
Assurer le classement et l’archivage des documents
Travailler en transversalité avec les différents interlocuteurs (assistantes, services, partenaires)
Savoir-être (compétences comportementales) :
Faire preuve de discrétion et respecter strictement la confidentialité
Adopter une posture professionnelle garantissant l’image du Président et du Cabinet
Faire preuve de diplomatie dans les relations professionnelles
Réactivité et disponibilité
Faire preuve d’adaptabilité et de capacité à gérer des situations variées
S’investir avec rigueur et sens du service public
Faire preuve d’autonomie dans l’organisation de son travail
Connaissances et outils :
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Aisance dans l’usage d’Internet et des outils numériques
Connaissance des règles de gestion administrative et des circuits de traitement de l’information (appréciée)
Qui sommes-nous ?
Chef de file de l'action sociale, le Département agit pour l'intérêt général en accompagnant ses habitants à chaque âge de la vie et en protégeant les publics vulnérables. Il intervient dans le domaine des collèges, favorise l'accès à la culture et au sport pour tous. La collectivité place également la transition écologique au coeur de son action : nos collaborateurs agissent, au quotidien, pour la préservation de l'environnement et l'amélioration du cadre de vie des Alto-Séquanais. Le Département porte des projets majeurs : Musée du Grand siècle, développement du tramway et plan vélo, rénovation énergétique et végétalisation des collèges, modernisation des équipements sportifs.
Le Département place au coeur de ses engagements employeur l'épanouissement de ses agents et le respect de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c'est faire le choix d'une collectivité de 4 700 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant :
- de beaux projets pour construire l'avenir du Département
- d'un cadre de travail moderne et propice au bien être
- d'une organisation du travail pour un équilibre vie pro/vie perso
- d'une politique salariale attractive
- d'opportunités de carrière et de formation pour évoluer
- d'un soutien à la parentalité
Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?
À propos de l'offre
-
Pour envoyer vos candidatures, envoyez votre CV et lettre de motivation à l'adresse mail suivante : skissiova.recrut@hauts-de-seine.fr en précisant dans l'objet de votre message, la référence et l'intitulé du poste.
-
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
-
Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
-
Vacant à partir du 01/09/2026
-
Assistante / Assistant de direction
