Assistant (h/f) au secrétariat du directeur de cabinet - Département des Hauts-de-Seine
Référence : O092260610000987
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Nanterre
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein du Cabinet, vous apportez un appui organisationnel et administratif au secrétariat du Directeur de cabinet, sous la coordination de l’assistante principale. À ce titre, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien du Cabinet et à la qualité des relations avec ses différents interlocuteurs.
Accueil et relations avec les interlocuteurs : vous assurez l’accueil physique et téléphonique du secrétariat, en adaptant votre communication à la diversité des interlocuteurs (élus, services internes, partenaires institutionnels, usagers).
Gestion du courrier et des sollicitations : vous traitez, enregistrez et diffusez le courrier entrant et sortant via le logiciel Flower. Selon les situations, vous préparez des accusés de réception, des projets de réponse ou orientez les demandes vers les interlocuteurs compétents.
Suivi administratif et appui rédactionnel : vous assurez la relecture et le suivi des parapheurs. Vous rédigez ponctuellement des notes de synthèse à partir des éléments transmis par les services.
Gestion des contacts et de l’information : Vous recherchez des informations et veillez à la mise à jour régulière des fichiers de contacts institutionnels (cabinets de mairies, conseils départementaux, régionaux, ministères, etc.).
Organisation logistique et événementielle : vous participez à l’organisation des événements protocolaires (remises de médailles, départs en retraite) en lien avec les services concernés : préparation des supports d’invitation et suivi des réponses. Vous assurez également la gestion des réservations des salles de réunion relevant du Cabinet du Président.
Conditions et contraintes d’exercice du poste : travail en binôme, disponibilité et souplesse dans les horaires.
Horaires de nuit, travail le week-end et jours fériés : uniquement lors des soirées électorales.
Profil recherché
Le poste est ouvert aux rédacteurs territoriaux titulaires (mutation, détachement, liste d’aptitude) ainsi qu’aux agents contractuels, conformément aux dispositions en vigueur, titulaires a minima d’un diplôme de niveau baccalauréat. Le ou la candidat(e) devra disposer d’une bonne connaissance de l’environnement administratif et institutionnel et d’une maîtrise des procédures administratives.
Savoir-faire (compétences opérationnelles) :
Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique, adaptées à des interlocuteurs variés et institutionnels
Assurer la gestion, la diffusion et la bonne orientation de l’information
Organiser son activité avec méthode, gérer les priorités et anticiper les échéances
Rédiger des écrits professionnels de qualité (courriers, notes, synthèses)
Concevoir et suivre des outils de pilotage (tableaux de bord, suivi d’activité)
Assurer le classement et l’archivage des documents
Travailler en transversalité avec les différents interlocuteurs (assistantes, services, partenaires)
Savoir-être (compétences comportementales) :
Faire preuve de discrétion et respecter strictement la confidentialité
Adopter une posture professionnelle garantissant l’image du Président et du Cabinet
Faire preuve de diplomatie dans les relations professionnelles
Réactivité et disponibilité
Faire preuve d’adaptabilité et de capacité à gérer des situations variées
S’investir avec rigueur et sens du service public
Faire preuve d’autonomie dans l’organisation de son travail
Connaissances et outils :
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Aisance dans l’usage d’Internet et des outils numériques
Connaissance des règles de gestion administrative et des circuits de traitement de l’information (appréciée)
Qui sommes-nous ?
Le Département est une collectivité territoriale dotée de l’autonomie administrative et financière. Sa politique et ses actions sont mises en place par un Conseil départemental, dirigé par un Président. Les cantons sont les circonscriptions qui servent de cadre à l’élection des Conseils départementaux. Le Conseil départemental est élu pour 6 ans au suffrage universel, qui élit à son tour un Président. Un Département appartient à une Région.
Les compétences d’un Département sont étendues et touchent directement le quotidien. Sa compétence principale et la plus identifiante est le domaine social. Le Département est responsable de la mise en œuvre de dispositifs majeurs, dont le financement et la gestion du Revenu de Solidarité Active (RSA), l’Aide Sociale à l’Enfance (ASE) et la Protection Maternelle et Infantile (PMI). Il est également l’acteur clé de l’aide aux Personnes Âgées et Handicapées (Allocation Personnalisée d’Autonomie – APA ; Prestation de Compensation du Handicap – PCH).
Au-delà du social, le Département intervient comme un acteur majeur de la gestion et de l’aménagement du territoire. Il est le propriétaire et gestionnaire de la quasi-totalité de la voirie départementale (routes, ponts). Il est également responsable de la construction, de l’entretien et de l’équipement des 7 000 collèges publics de France, garantissant un cadre d’apprentissage optimal pour des millions d’élèves.
Cette concentration sur des missions essentielles offre des carrières hautement spécialisées, notamment dans le social, l’ingénierie et les ressources humaines, avec une forte valorisation de l’expertise.
Le Département est administré par le Président du Conseil départemental, qui est l’autorité territoriale : il dirige l’administration, gère le budget et est l’employeur du personnel. Il met en œuvre la politique votée par le Conseil, ce qui confère aux agents la mission stratégique de traduire les orientations politiques en actions concrètes et mesurables sur le terrain.
Travailler au sein d’un Département signifie rejoindre une administration stratégique qui cherche constamment à innover, et qui allie expertise technique (ingénierie, gestion) et engagement social (assistants sociaux, éducateurs …). Il recrute des profils variés – assistants sociaux, éducateurs, ingénieurs en voirie, techniciens de laboratoire, personnels administratifs, agents polyvalents – tous unis par le sens du service public et la volonté d’œuvrer pour la cohésion sociale et territoriale.
À propos de l'offre
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Pour envoyer vos candidatures, envoyez votre CV et lettre de motivation à l'adresse mail suivante : skissiova.recrut@hauts-de-seine.fr en précisant dans l'objet de votre message, la référence et l'intitulé du poste.
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Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Assistante / Assistant de direction
