Assistant H/F

Au sein de l'Agence conseil interne, vous êtes positionné sous l’autorité hiérarchique de la cheffe de service.
Vous contribuez au bon fonctionnement du service (40aine agents, cible à 70 agents fin 2024), en collaboration avec une autre assistante, en prenant en charge tout ou partie des activités suivantes :
Assistante de la cheffe de service :
- tenue de l’agenda de la chefferie de service et organisation de réunions, notamment à haut niveau (cabinets ministériels, directions d’administration centrale), et de visioconférence
- accueil physique et téléphonique du service (visiteurs, candidats…)
- préparation de réunions et de dossiers
- gestion de la boîte électronique courriel du service et du courrier physique
Assistante RH & administrative :
- contribution aux actions de recrutement : Appui administratif à l'identification des candidats, appui aux relations avec les écoles, suivi des candidatures en lien avec l’équipe recrutement, organisation des entretiens RH avec les candidats, planification de l’accueil des nouveaux arrivants (matériel, bureaux, accès divers….).
- contribution aux actions de formation (locaux, participants, soutien logistique…)
- gestion des congés des collaborateurs en lien avec la cheffe de service
- gestion des déplacements des collaborateurs (identification des moyens de transport, des hébergements, saisie dans CHORUS DT, suivi des remboursements de frais…)
- suivi des aspects logistiques et des moyens matériels (en lien avec le Secrétariat général) : commande de matériels ou de fournitures…
- réalisation de demandes d’achat dans l’application de gestion interne
Contribution au pilotage et à l’animation du service :
- suivi du pilotage de l’activité du service (suivi des missions, de l’affectation des personnels sur missions…)
- soutien à l’organisation d’événements (réunions de service, séminaire, ou événements externes)

Le poste requiert de la flexibilité, de la réactivité, de la rigueur (suivi des frais de mission, suivi des entretiens sur le volet RH) et une bonne capacité à travailler au sein d’une équipe jeune et dynamique, peu hiérarchisée. Le candidat travaillera avec l’ensemble des collaborateurs du service, en sus du chef de service.
Le candidat sera également en charge de faire le lien avec les autres services de la DITP, par exemple avec le secrétariat du Directeur ou encore avec le Secrétariat général.