Assistant ou assistante de direction - Mairie de BUTRY-SUR-OISE

Sous l’autorité hiérarchique de la Direction générale des services, l’assistant ou l’assistante de direction assure le secrétariat du Directeur général des services et apporte ponctuellement un appui administratif au responsable du service technique.

Le poste est rattaché à la Direction générale et occupe une fonction centrale dans l’organisation administrative de la collectivité. Il implique des relations régulières avec les élus, les responsables de service, les agents municipaux, les partenaires institutionnels et les administrés.

L’agent participe au bon fonctionnement de la Direction générale, à la circulation de l’information, au suivi des dossiers administratifs, à l’organisation des réunions et commissions, ainsi qu’à certaines actions de communication institutionnelle et d’événementiel municipal.

Le poste nécessite de la rigueur, de l’autonomie, de la discrétion et une capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, dans le respect des délais et des règles de confidentialité.

Assurer le secrétariat du Directeur général des services et, ponctuellement, du responsable du service technique.
Organiser les réunions et assurer la tenue des agendas du DGS et des élus.
Préparer et assurer le secrétariat des commissions : convocations des élus, préparation des dossiers, élaboration de l’ordre du jour, préparation de la trame des comptes rendus et diffusion des documents.
Traiter, enregistrer et assurer le suivi du courrier entrant et sortant.
Mettre en place un suivi spécifique et effectuer les relances nécessaires concernant les courriers signalés.
Traiter les réclamations transmises par l’accueil et assurer leur orientation vers les services concernés.
Participer à l’organisation des événements municipaux et protocolaires : salon de peinture, cérémonies de vœux, commémorations et autres manifestations.
Participer à la communication institutionnelle en lien avec les élus : bulletin municipal, affiches, flyers, site internet, panneau lumineux et réseaux sociaux.
Veiller au respect de la charte graphique de la collectivité dans les courriers et documents administratifs.
Assurer le lien et le suivi avec l’agent en charge de la bibliothèque.
Gérer les fournitures administratives et assurer le suivi des besoins.
Concevoir, compléter et suivre différents tableaux de bord.
Rédiger et mettre en forme des notes, comptes rendus, courriers, bons de commande et documents administratifs.
Classer, archiver et organiser les documents et dossiers.
Assurer le suivi ponctuel de différents dossiers administratifs.
Participer à la transmission des actes municipaux au contrôle de légalité.
Assurer toute autre mission liée au poste et aux besoins de la Direction générale.