ASSISTANT OU ASSISTANTE DE DIRECTION - MAIRIE DE LILLERS
Référence : O062261012000872
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Lillers
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Assistante de Direction du DGS
- Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe.
- Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services de la Collectivité.
- Transmettre les documents dans les délais.
- Intervenir si besoin en appui sur les dossiers.
- Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents : comptes rendus, rapports, e-mails.
- Traiter les flux de courriers entrants et sortants.
- Recevoir et réorienter les courriers électroniques.
- Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire.
- Intervenir sur des outils de gestion de flux décisionnels (progiciels de gestion, bases de données) pour leur constitution, leur mise à jour et la production d’extractions.
- Assembler, trier, classer et archiver des documents.
- Synthétiser et présenter des informations.
- Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire sur internet ou sur les bases d’information de la Collectivité.
- Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de la Collectivité.
- Gérer l’agenda de l’entité ou du/des responsables, planifier, organiser et suivre les rendez-vous.
- Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Collectivité.
- Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels).
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
- Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d’importance.
- Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l’interlocuteur vers le service compétent.
- Garantir la confidentialité.
- Intervenir dans le cadre de processus fonctionnels ou opérationnels de la Collectivité pouvant inclure les processus de gestion, financiers et RH.
- Assurer les relances et demandes diverses permettant de garantir la bonne conduite du processus.
- Proposer si besoin des évolutions concernant les processus en place.
- Assurer le suivi, commander les matériels nécessaires à la bonne exécution du travail du service.
Profil recherché
- Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales ;
- Maîtrise des techniques d’assistanat de direction ;
- Techniques d’expression orale et écrite ;
- Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire ;
- Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc.
- Maîtrise des procédures administratives ;
- Connaissance de l’environnement public ;
- Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi.
- Organiser l’agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités ;
- Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité ;
- Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office ;
- Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse.
- Très bonne expression orale ;
- Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie ;
- Engagement, disponibilité ;
- Rigueur, fiabilité et discrétion ;
- Esprit d’initiative, proactivité ;
- Réactivité et capacités d’adaptation ;
- Organiser, gérer, anticiper ;
- Evaluer des informations ;
- Bonne présentation.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Sans réponse de notre part dans un délais de 2 mois, veuillez considérer que votre candidature n'est pas retenue
Merci d'avance -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 01/01/2027
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Assistante / Assistant de direction
