Assistant.e administratif.ve et comptable - DOUE EN ANJOU

Sous l’autorité de la responsable de la cellule de gestion au sein de la direction des services techniques, L’assistant administratif et comptable a pour missions de suivre les dossiers administratifs et assurer le traitement comptable des dépenses en lien avec le fonctionnement de l’ensemble des services techniques (voirie, espaces verts, bâtiments, hygiène et propreté). Les missions sont conduites en collaboration étroite avec la responsable de la cellule de gestion et en transversalité quotidienne avec les responsables de service.

Les missions du poste sont les suivantes :
Traitement des dossiers :
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion dans une perspective de traitement : GMAO, gestion financière, SIG
• Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques et les courriers électroniques,
• Rédiger des documents administratifs : arrêtés, certificats de numérotation, certificats d’alignement,
• Saisie et transfert des demandes d’interventions via le logiciel (ATAL) ,
• Renseigner des tableaux de suivi administratifs des activités du service,
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
Missions d’accueil :
• Accueil physique des entreprises en l’absence des responsables des services (remise de clés, …), des associations au titre des manifestations en lien responsables de services, ses livraisons commandées par les responsables des services, en leur absence, remises des clés pour l’utilisation des minibus etc.
Planification et suivi :
• Gestion, suivi des fournitures administratives de la DST en lien avec le service courrier et fournitures,
• Gestion et suivi des trousses de pharmacie des véhicules,
• Gestion du planning des manifestations et prêts de matériels en lien étroit avec les responsables de services,
• suivis ponctuels en appui avec les responsables de services en lien avec un projet spécifique ou une activité dédiée,
• Etablissement et suivi du tableau récapitulatif mensuel des astreintes
Suivi de la comptabilité des services :
• Réception, traitement et vérification des pièces comptables (réaliser les engagements et bons de commande, vérification des pièces justificatives, contrôle des factures)
• Participer au suivi des budgets de fonctionnements suivant les besoins de service et en appui avec les responsables de services.
• Etablissement des devis et factures pour les prêts de matériels aux particuliers et entreprises