Assistant.e administratif.ve et financier.e Fondation AMU F/H
Référence : 2026-2199169
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : Campus AIX
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Rattachée au pôle pilotage et communication de la Fondation amU et sous la responsabilité hiérarchique de la directrice du pilotage, mécénat et relations partenariales de la Fondation amU, la personne recrutée sera chargée de la prise en charge des actes de gestion liés aux activités de la direction du mécénat et du pilotage de la Fondation amU, ainsi que de leurs liquidations et de leurs suivis. Elle produira, analysera et suivra les états budgétaires, les dépenses, les missions et les recettes à destination des équipes opérationnelles en cohérence avec l’organisation administrative et financière déjà en place au sein de la Fondation amU. Elle accompagnera la direction dans les activités de gestion administrative liées aux instances et aux partenariats.
Domaine financier et budgétaire :
Accuser réception des demandes d'achats, de recettes et d'ordres de missions transmises par les équipes opérationnelles de la Fondation
Effectuer des devis, réception de la marchandise et suivi des commandes auprès des fournisseurs, notamment titulaires des marchés
Saisir les opérations dans les logiciels : commandes d'achat et services faits, commandes de vente et factures de vente, ordres de mission et états de frais,
Instruire des dossiers en vérifiant la conformité réglementaire, les données et la conformité des pièces reçues, l’application des procédures, disponibilités des crédits, qualité du demandeur (signature...)
Traiter en relation avec l'agence comptable (service facturier et comptabilité clients) la réalisation conforme du circuit des dons, les opérations de régularisation sous le logiciel SIFAC (Workflows, solde des commandes, suivi de la facturation des recettes...) et sous NOTILUS le solde des missions
Contrôler la bonne application des annexes financières et du règlement d’éligibilité de la dépense des projets
Aider à la mise en place et au suivi de conventions de (re)versement
Participer à la complétude des maquettes budgétaire de la Fondation amU dans le cadre du processus d’élaboration budgétaire
Produire, analyser et suivre les états de restitution destinés à la direction : états budgétaires, états des dépenses (restes à livrer, restes à facturer), états des missions, états des recettes
Domaine administratif
Participer à des groupes de travail thématiques, à des réunions sur les évolutions réglementaires (expertise métier),
Suivre le traitement des actes de gestion liés à l'activité de la direction (mise en place de tableaux de bord, indicateurs)
Rédiger des comptes rendus
Aider à l’organisation des instances (bureau et conseil de gestion de la Fondation)
Aider à l’organisation des signatures de conventionnements
Aider à l’organisation et au suivi des comités de pilotage des conventionnements
Réaliser le secrétariat de la Fondation amU (courrier, agenda etc…)
Profil recherché
Vous avez une expérience dans la gestion financière opérationnelle de projets à financements, idéalement dans l’environnement de la recherche et de l’enseignement supérieur.
Vous assurez le suivi complet des opérations financières et produisez des outils de pilotage (tableaux de bord, analyses), avec une bonne maîtrise d’Excel et des outils de gestion.
Organisé·e et autonome, vous savez gérer les priorités et respecter des délais contraints.
Rigoureux·se, discret·e et doté·e d’un excellent relationnel, vous appréciez le travail en équipe et l’interaction avec des interlocuteurs variés.
Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
Localisation
Qui sommes-nous ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté
Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.
AMU en vidéo :https://youtu.be/7-Hrtn-l2Q
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 02/02/2026
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Assistante / Assistant de gestion financière
