Assistant.e administratif.ve

Mission :

L’assistant.e administratif.ve assure la gestion des déplacements professionnels et des frais de mission des agents de l’établissement en lien avec les différents prestataires. Il/elle collecte les éléments pour établir un suivi détaillé des états de frais de missions.

Activités :

• Assurer la gestion des déplacements professionnels et des frais de missions des agents de l’établissement en lien avec les différents prestataires et interlocuteurs : réception et traitement des ordres de mission et des états de frais, tenue de tableaux de bord, contrôle des pièces dont les pièces justificatives, commande des titres de transport et des hébergements, gestion de dossiers en lien avec les missions (Plan d’Administration Exemplaire …), interface avec le service comptable dans ce domaine d’activités, archivage
• Préparer, traiter et effectuer le suivi d’opérations de gestion courante dans divers domaines administratifs, en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière des procédures et en contrôlant la conformité des pièces constitutives des dossiers.
• Contribuer à l’organisation administrative et, le cas échéant, à la logistique de divers évènements ou secteurs d’activité liés aux missions de l’établissement : élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion administrative ; mettre en œuvre les procédures de gestion ; préparer, rédiger, proposer, saisir, mettre en forme, vérifier, enregistrer, classer, archiver des documents divers (courriers, rapports, pièces et états administratifs divers…) ; les reproduire et les diffuser.
• Apporter à l’encadrement de la structure et aux chefs de service ou de projets, un conseil et une assistance fondée sur un savoir-faire administratif mis au service de l’organisation quotidienne du travail et du suivi des activités et des dossiers.
• Renseigner et tenir à jour les outils de suivi de l’activité (indicateurs, tableaux de bord, statistiques) prenant en compte les objectifs définis pour l’établissement et/ou la structure et les critères de performance.
  Participer au suivi de la réalisation des actions. Veiller au respect des délais et échéances. Alerter sur les risques potentiels concernant les délais, les processus opérationnels, les éléments budgétaires et financiers…
• Saisir, alimenter et actualiser les bases de données destinées au suivi administratif des dossiers. Le cas échéant assurer la préparation et le traitement des pièces justificatives des dépenses et/ou recettes liées aux opérations gérées, et effectuer un suivi budgétaire sur les applications informatiques dédiées à la gestion budgétaire et financière.
• Assurer un suivi de l’exécution des documents contractuels (conventions, contrats, marchés publics…) en relation avec les différents partenaires et prestataires externes.
• Assurer une veille sur le respect des clauses de ces documents, et alerter si nécessaire.
• Contribuer par son action à la gestion des relations internes et avec les partenaire