ASSISTANTE ADMINISTRATIVE / ASSISTANT ADMINISTRATIF POLYVALENT(E) AU CABINET
Référence : 2026-2198062
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Conseil d'Etat
- Localisation : Palais-Royal : 1 place du Palais-Royal 75001 Paris (métro Palais-Royal ligne 1 et 7)
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Groupe IFSE : 2
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Votre environnement professionnel
Le pôle administratif et technique du bureau fonctionnement et moyens est composé de 7 agents. Il est chargé de coordonner et réaliser les activités liées au fonctionnement du Conseil d’Etat.
Votre encadrement
N+1 : Cheffe du bureau fonctionnement et moyens
N+2 : Cheffe de cabinet
Vos missions
Sous l’autorité de la cheffe de bureau et de son adjointe, vous assurez les missions suivantes : le suivi financier, la préparation des séances d’assemblée générale et de commission permanente, la gestion des demandes de déplacement et de transport :
1/ Gérer les prestations financières : en binôme, vous assurez l’exécution des dépenses (création des tiers fournisseurs, engagement juridique, service fait, demande de paiement dans les meilleurs délais) pour le compte du cabinet en utilisant le progiciel Chorus (Chorus formulaires et Chorus cœur) ; vous effectuez ces opérations dans le respect des réglementations en vigueur et effectuez un contrôle de régularité et de complétude systématique préalable ; vous veillez au respect en continu de la qualité comptable en traitant les anomalies et saisissant les interlocuteurs en vue de la résolution et des relances ; vous mettez à jour et fiabilisez les tableaux de suivi, vous réalisez les extractions Chorus nécessaires, vous participez aux travaux de fin de gestion et vous procédez à l’archivage.
2/ Préparer les séances d’assemblée générale et de commission permanente : vous préparez les séances par l’actualisation des prévisions et ordre du jour, l’envoi des convocations et le suivi du quorum sur la base des compositions tenue à jour ; vous assurez la veille de la messagerie dédiée ; vous prenez en charge la préparation de la salle et l’accueil physique des personnes (membres du Conseil d’Etat, stagiaires) ; vous réalisez l’enregistrement, le découpage et l’archivage des débats audio ; vous mettez à jour les tableaux de suivi.
3/ Traiter les demandes de déplacement et de transport : vous gérez les demandes, vous commandez et suivez les courses de taxis et coursiers par Chorus DT, vous assurez les échanges et le traitement administratif des déplacements temporaires en juridictions administratives en France ou à l’étranger, vous mettez à jour et fiabilisez les tableaux de suivi et procédures.
Vous pourrez collaborer aux autres activités du bureau, où une polyvalence sur les tâches réalisées est attendue, de manière occasionnelle : participer à la mission courrier, à la numérisation, gérer les fournitures, réaliser des inventaires et suivre les stocks ; vous gérez collectivement les urgences et les priorités.
Conditions particulières d'exercice
- Activité plus soutenue à certaines périodes (initialisation et clôture d'exercice comptable) ;
- Temps de travail à temps complet.
Profil recherché
La réussite sur le poste repose sur la pratique de l’outils Chorus et sur une réelle aptitude à communiquer de manière fluide et à travailler en binôme et équipe de manière à interagir efficacement au sein de votre environnement de travail.
Vous maitrisez les compétences et savoirs suivants :
Connaissances
- Règles budgétaire et comptable de base ;
- Communication écrite et orale ;
- Outils informatiques et bureautiques (Outlook, Excel, Word).
Savoir- faire
- Capacité à proposer des solutions ;
- Aptitude à suivre des procédures très formatées ;
- Mettre en œuvre les techniques de gestion en lien avec Chorus ;
- Maintenir une communication régulière et claire avec les interlocuteurs ;
- Réactivité et soin dans l’exécution des travaux ;
- Sens de l’organisation et de la gestion du temps.
Savoir-être
- Qualités relationnelles, d’écoute et de discrétion ;
- Savoir rendre compte et alerter ;
- Faire preuve d’autonomie et d’adaptabilité ;
- Qualités de précision et de rigueur.
Une formation complémentaire à CHORUS et les missions confiées permettront d'évoluer vers une qualification "chorus" reconnue avec la connaissance de la chaîne de la dépense qui peut vous permettre d'évoluer vers des fonctions de pilotage budgétaire.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le Conseil d’État, garant du respect du droit et des libertés des citoyens
Le Conseil d’État est un pilier de l’État de droit : il garantit au quotidien que l’administration respecte le droit et notamment les libertés fondamentales des citoyens.
- Il juge les conflits qui opposent les citoyens, associations ou entreprises à l’administration.
- Il fait des propositions pour que les futures lois et règlementations soient conformes au droit et applicables dans la vie quotidienne.
En parallèle, il gère les 42 tribunaux administratifs, les 9 cours administratives d’appel et la Cour nationale du droit d’asile qui forment, avec le Conseil d’État, la justice administrative.
Près de 700 collaborateurs sur des missions très variées
Le Conseil d’État, c’est près de 50 métiers qui couvrent des domaines variés : juge, greffière et greffier, rapporteure et rapporteur au contentieux ou en sections consultatives, gestionnaire RH, comptable, chargée et chargé de communication, product owner, assistant et assistante de direction, etc. Derrière ces métiers, chaque collaborateur et collaboratrice assure la modernisation et l’accessibilité de la justice pour tous les citoyens.
Quel que soit votre niveau d’études et d’expériences, que vous soyez contractuelle et contractuel, titulaire, avec une expertise « métiers » ou juridique, un parcours classique ou atypique…. Le Conseil d’État recrute chaque année de nouveaux talents !
Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, tous nos emplois sont ouverts aux candidates et candidats en situation de handicap
Descriptif du service
Le cabinet est organisé en un pôle « Secrétariat-Protocole » et deux bureaux fonctionnels : le bureau « Organisation–Événements » et le bureau « Fonctionnement et Moyens », dont les missions sont principalement des activités d’organisation et de fonctionnement budgétaire et logistique.
Le bureau « Fonctionnement et Moyens » est organisé en trois pôles : administratif, technique et cafétéria, dans les lesquels travaillent 10 agents. Il recouvre toutes les prestations de fonctionnement courant du Conseil d’État, de l’organisation des assemblées générales au suivi du budget du cabinet, de la logistique à la gestion des marchés publics du cabinet (restauration, courrier, standard, reprographie, véhicules, fournitures spécifiques et fournitures de bureau).
À propos de l'offre
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Important : le Conseil d’Etat met en œuvre un plan de lutte contre les discriminations et pour la promotion de la diversité. Si vous vous estimez victime d’une discrimination dans le cadre du processus de recrutement, vous avez la possibilité d’adresser un message à la boîte fonctionnelle suivante : allodiscrim@orange.fr
Les critères de discrimination sont énumérés à l’article 1er de la loi n° 2008-496 du 27 mai 2008.
Le Conseil d'État est un employeur « Handi-accueillant », labellisé « Handi engagé » par France Travail.
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Vacant à partir du 05/03/2026
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Secrétaire
