Assistant(e) d'accueil et de secrétariat H/F
Référence : 2026-2331889
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
CROUS de Montpellier
Crous Montpellier-Occitanie - Localisation : Crous Montpellier-Occitanie 2, rue Monteil 34000 Montpellier
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1700€ et 2000€ brut € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions
Sous l'autorité directe de la CTSS, l'assistant(e) d'accueil et de secrétariat assurera les missions suivantes :
Accueil et première orientation
Accueillir, informer, écouter et orienter les étudiants par mail ou en présentiel ;
Gestion des rendez-vous avec les travailleurs sociaux ;
Recueillir les premières informations utiles à la prise en charge (messages, pièces, contexte) ;
Transmettre les éléments aux travailleurs sociaux ;
Intervenir en binôme avec le service logement pour assurer la continuité d'accueil (réorientation de situations dites critiques) ;
Assurer un accueil bienveillant, non jugeant, dans le respect du secret professionnel.
Suivi administratif des aides sociales
Participer à la préparation des commissions ASAP, FSDIE, en lien avec les travailleurs sociaux ;
Collecter, vérifier et compléter les pièces nécessaires à l'instruction (notamment vérification des RIB, pièces justificatives, certificats de scolarité, etc.) ;
Envoyer tous les documents nécessaires au versement de l'aide à la comptabilité ;
Préparer en amont les commissions compensation rupture familiale, les liquidations mensuelles des DU ;
Tenir à jour un calendrier de liquidations à cet effet.
Gestion des aides d'urgence
Assurer le suivi des dons d'urgence, recharges Izly (y compris en lien avec le service logement) ;
Traiter les demandes de repas à 1€ en fonction des situations signalées ;
Enregistrer et tracer les aides accordées dans les outils de gestion.
Appui au fonctionnement du service
Planifier les réunions internes, congés, permanences, et permanences d'urgence avec les travailleurs sociaux ;
Rédiger les comptes rendus lors des réunions de service ;
Assurer la gestion de la boîte mail fonctionnelle du service social ;
Construction, gestion et planification de la brique rendez-vous,
Gérer les commandes de fournitures, anticiper les besoins,
Gérer le courrier du service, la réservation des salles, du café lors des réunions de service ;
Participer aux réunions interservices (avec la DVE / Bourses) ;
Être le binôme du service logement sur certains aspects pour assurer la continuité de service en cas d'absence ;
Classer, archiver (physique et numérique) les documents du service.
Profil recherché
Connaissances - Savoirs
Connaissance du Crous, de ses missions, son organisation, ses circuits décisionnels ;
Bonne compréhension du fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur, des cursus et statuts étudiants ;
Maîtrise des dispositifs d'aides sociales spécifiques aux étudiants : ASAP, FSDIE, aides DU, aides ponctuelles, repas à 1€, etc. ;
Connaissance des publics étudiants en situation de précarité et des enjeux sociaux et psychologiques qui les concernent ;
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Teams, etc.) ;
Maîtrise de l'expression écrite et orale ;
Notions appréciées dans une deuxième langue vivante, notamment anglais.
Savoir-faire
Accueillir, écouter, filtrer et orienter les étudiants selon leurs demandes ;
Vérifier l'exhaustivité et la conformité d'un dossier administratif (ex : RIB, justificatifs) ;
Maîtrise des outils de gestion et communication institutionnels (SAGA, Logica, OLAFÉ, Outlook, Sharepoint, Brique rendez-vous…) ;
Préparer des commissions administratives (ordres du jour, tableaux de suivi, CR...) ;
Hiérarchiser les priorités, gérer les urgences ;
Rédiger des documents administratifs (convocations, lettres types, synthèses) ;
Gérer la boîte mail du service et répartir efficacement les sollicitations ;
Tenir à jour les tableaux de bord, extraire les données utiles à la Direction.
Capacité à rendre compte
Savoir-être
Sens du service public et engagement au service de l'intérêt général ;
Écoute active, patience, empathie ;
Rigueur, ponctualité, sens de l'organisation et polyvalence
Autonomie dans les tâches confiées,
Capacité à alerter ou prendre des initiatives ;
Respect absolu de la confidentialité et du secret professionnel ;
Esprit d'équipe, capacité à travailler en collaboration avec les travailleur sociaux, la Direction, les collègues du service logement et des bourses ;
Dynamisme et réactivité
Capacité à gérer le stress, à faire face à des publics en souffrance ;
Discrétion et réserve ;
Courtoisie, diplomatie, sens de la médiation ;
Sens du service public.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le Centre Régional des Œuvres Universitaires et Scolaires (Crous) de Montpellier est un établissement public administratif placé sous la tutelle du ministère chargé de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation (MESR). Il est régi par les décrets n°87-155 du 5 mars 1987 et n°2016-1042 du 29 juillet 2016 relatifs aux missions et à l'organisation des œuvres universitaires. Il a pour mission d'améliorer les conditions de vie et d'étude des étudiants de l'académie de Montpellier.
Le budget de l'établissement s'élève à 70 M€ (crédits de paiement).
600 personnes sont au service de près de 110 000 étudiants dans les domaines de l'hébergement de la restauration, de l'action sociale et l'action culturelle.
Le parc de logement mis à la disposition des étudiants comprend plus de 10 354 lits au sein de 7 cités et 33 résidences universitaires.
3 millions de repas sont servis au sein des 37 structures de restaurations que compte l'établissement (restaurants, cafétérias, brasseries…)
Plus de 130 M€ sont versés annuellement sous forme de bourses à 38 000 boursiers.
Le Crous de Montpellier-Occitanie couvre les 5 départements de l'académie de Montpellier : l'Aude (11), le Gard (30), l'Hérault (34), la Lozère (48) et les Pyrénées Orientales (66). Il est principalement présent dans trois grandes villes : Montpellier, Nîmes et Perpignan et dispose de plusieurs relais vie étudiante : Mende, Carcassonne, Narbonne, Sète et Béziers.
Descriptif du service
Sous l'autorité de la Conseillère Technique responsable de service, l'assistant(e) d'accueil et de secrétariat a pour principales missions l'accueil, l'information et l'accompagnement social des étudiants afin de leur permettre de s'adapter aux spécificités de la vie universitaire et, à plus long terme, de s'insérer dans la vie professionnelle.
À propos de l'offre
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Fourchette salariale : 1700€ et 2000€ brut en fonction de l'expérience professionnelle pour les contactuels.
Prise de poste : 01/09/2026
Poste en CDD temps plein
Date de limite de candidature : 20/07/2026
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Poste en contact permanent avec un public fragile, souvent en détresse (psychologique, sociale ou matérielle) ;
Nécessité d'une grande disponibilité et d'une capacité d'adaptation rapide ;
Travail en interaction constante avec plusieurs services du CROUS (logement, bourses, direction...) ;
Nécessité de respecter les délais pour les commissions et les demandes d'aides urgentes ;
Poste sédentaire situé au sein du Service Social Étudiant, pouvant impliquer un relais ponctuel du service logement en cas d'absence. -
Vacant à partir du 01/09/2026
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
