Assistante de direction - BELLEGARDE
Référence : O030260619000371
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Bellegarde
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein de la Direction Générale, l'assistante de direction travaille en binôme pour assurer une assistance permanente au Maire et au Directeur Général des Services, elle :
• Assure la coordination des missions liées à la gestion administrative des services
• Assiste la Direction Générale des Services en termes d’organisation, d’accueil et de suivi des dossiers
• Prépare et suit les réunions de majorité, les conseils municipaux
Activités :
1- Traitement de l’information et des dossiers physiques ou électroniques :
• Réaliser la saisie ou la rédaction de documents administratifs de forme et de contenu divers (Arrêtés, délibérations, comptes-rendus, notes de services…)
• Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe (Conseils municipaux, CST, CCID…)
• Transmettre les documents administratifs au contrôle de légalité
• Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services (réorienter les courriers électroniques)
• Intervenir si besoin en appui sur les dossiers
• Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire
2- Planification et suivi de l’activité :
• Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de l’établissement
• Gérer l’agenda du Maire, planifier, organiser et suivre les rendez-vous
• Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels)
• Recueillir et suivre les congés des chefs de service et des agents de l’Hôtel de Ville hors services RH et Finances
3- Accueil et premier niveau de renseignement physique et/ou téléphonique du Maire, du DGS :
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages
• Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d’importance
• Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l’interlocuteur vers le collaborateur ou le service compétent
• Garantir la confidentialité
4- Activités spécifiques
Sur le volet foncier :
• Gestion des affaires cadastrales (numérotation de voirie par exemple)
• Gestion de dossiers liés aux affaires foncières : baux avec les particuliers, associations…
• Suivi des dossiers d’achats et de cession de parcelles en lien avec les notaires
Sur le volet prévention :
• Assurer le suivi et la mise à jour des Documents Uniques d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP)
Sur le volet GED :
• Assurer le déploiement de la Gestion Electronique de Document Moovapps (GED) et en assurer le rôle d’administrateur
Profil recherché
Qualifications :
• BTS assistante de direction
Savoir :
• Connaitre le fonctionnement des collectivités territoriales et d’une commune en particulier
• Connaitre le fonctionnement des assemblées délibérantes
• Savoir interpréter les lois et règlements
Savoir-faire :
• Rédiger et mettre en forme un document administratif
• Maitriser l’outil informatique et les logiciels bureautiques
• Assister et écouter les besoins et les missions de la hiérarchie
• Accueillir téléphoniquement et physiquement le public
• Être doté de capacités relationnelles et rédactionnelles (courriers, documents et actes administratifs)
• Maitrise de la Gestion Electronique de Document Moovapps
Savoir être :
• Sens des relations humaines, diplomatie
• Sens de l’organisation
• Discrétion totale
• Disponibilité
• Conscience professionnelle
À propos de l'offre
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Lettre de candidature et C.V. à adresser à :
Mairie de BELLEGARDE
A l'attention de Monsieur le Maire
1, place Charles-de-Gaulle
30127 BELLEGARDE -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/10/2026
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Assistante / Assistant de direction
