Assistant(e) de direction - Mairie de MORIGNY-CHAMPIGNY

En rejoignant la commune de Morigny-Champigny, vous intègrerez une collectivité soucieuse du bien-être de ses collaborateurs et qui a à cœur d’offrir à ses agents une expérience professionnelle où chacun est un acteur indispensable au bon fonctionnement de la commune et de ses équipes. Travailler avec nous, c’est rejoindre une équipe passionnée, dans une ambiance collaborative et empreinte de valeurs fortes et porteuses de sens.

Sous la responsabilité hiérarchique directe du Maire et de la secrétaire générale, vous serez garant du suivi des demandes formulées à destination du Maire, qu’elles émanent des partenaires, institutions ou administrés. Vous veillerez ainsi à ce que les différentes demandes soient traitées, en transversalité avec les différents services et en lien avec la secrétaire générale, dont vous faciliterez l’exercice des missions notamment au travers de la prise en charge de tâches logistiques et administratives.

Missions détaillées :

Assure le secrétariat et organise l’activité du Maire
- Filtre et oriente les rendez-vous et demandes des administrés, partenaires et institutions
- Assure une première information des interlocuteurs
- Gère l’agenda en tenant compte des priorités et contraintes
- Reçoit, filtre et transmet les messages nécessaires au suivi des dossiers
- Identifie le degré d’urgence des demandes
- Organise les déplacements
- Assure l’interface avec les interlocuteurs internes et externes

Gestion administrative
- Rédige des courriers, notes, documents et actes administratifs
- Met en forme des convocations, notes, procès-verbaux et projets de délibérations
- Assiste la secrétaire générale (préparation de dossiers, classement, rappel de RV)
- Met à jour un annuaire interne (agents, élus, partenaires)
- Organise le classement et l’archivage des dossiers
- Veille à la bonne conservation des documents
- Facilite la recherche d’informations

Organise et planifie les réunions en lien avec les services
- Planifie les réunions auxquelles participent le Maire et/ou la secrétaire générale et gère les invitations
- Prépare les dossiers de réunion
- Organise la logistique des réunions (réservation de salles, matériel)
- Prépare les outils nécessaires aux réunions en présentiel ou en visioconférence
- Prend des notes lors de certaines réunions
- Rédige des comptes rendus ou relevés de décisions simples

Gère les flux courrier
- Enregistrement et diffusion des courriers entrants et sortants
- coordination des demandes particulières des administrés et usagers du service public, en veillant à leur suivi, à la répartition des informations entre les services, et à la qualité des réponses fournies, dans les délais appropriés

Met en œuvre les actions protocolaires
- Organise les cérémonies officielles et les évènements commémoratifs avec tous les services impliqués