Assistant de direction du SUAPS (Service Universistaire des Activités Physique et Sportives) H/F
Référence : 2026-2281664
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Paris-Saclay
- Localisation : Orsay
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions principales de l’agent :
Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Organisation et suivi du conseil des sports :
- Anticipation et organisation des échéances auprès du directeur du SUAPS et des services concernés, membres du conseil des sports, VP;
- Proposition d’un ordre du jour;
- Convocations, organisation physique (réservation de salle, matériel, enregistrement, rédaction et diffusion du CR).
Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines du SUAPS en appliquant les procédures dédiées
- Instruction et suivi des inscriptions au portail sport;
- Élaboration de tableaux de bord et statistiques pour alimenter les bases de données et présentations aux instances;
- Application des consignes de commande publique;
- Suivi des commandes jusque service fait en lien avec le service financier;
- Suivi des conventions de mise à disposition;
- Envoi et suivi des dossiers de recrutement en lien avec le service financier et la DRH;
- Préparation et présence sur certains évènements (JPO, amphis de rentrée, welcome days…).
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Accueil des usagers du SUAPS – présence sur site;
- Mise à jour des supports de communication (écrans dynamiques, portail sport, flyers);
- Actualisation des réseaux sociaux.
Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Échéances des instances en respectant les délais règlementaires et organisationnels;
- Organisation des agendas en lien avec les assistant·e·s de direction des VP, directions centrales, DGS;
- Alerte et respect des échéances règlementaires des décisions du conseil des sports et de leur faisabilité;
- Organiser le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques).
Organisation matérielle des conseils des sports (salle, support audio)
- Alimentation des petites fournitures nécessaires au fonctionnement du service;
- Gestion du planning de réservation des véhicules du SUAPS;
- Organisation de réception des colis avec agents techniques et logistiques.
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Collaborations transverses avec les services et direction au quotidien, afin d’assurer le bon fonctionnement du service (DAJI, gouvernance, SSE, DEVEEC, composantes);
- Remonté des notes des UE en lien avec les composantes.
Profil recherché
Connaissance, savoir :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Culture internet
- Techniques de communication
Savoir-faire :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte et faire remonter les dysfonctionnements à sa hiérarchie
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (excel, portail sport, SIFAC, Apogée)
- Mettre en œuvre une démarche qualité
Savoir-être :
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Polyvalence
Qui sommes-nous ?
Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...
Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr
Descriptif du service
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Le Service Universitaire des Activités Physiques et Sportives (SUAPS) est un service commun qui a pour objectif de coordonner la politique sportive de l’Université Paris-Saclay. Ce service contribue au rayonnement de l'Université.
Cet objectif est défini autour de 2 missions principales :
- La Formation Personnelle dans le cadre de la Vie de Campus pour les étudiants/étudiantes et les personnels.
- La Formation Diplômante.
L’assistant·e du SUAPS est placé·e sous la responsabilité hiérarchique de sa Directrice administrative, également Directrice administrative du Pôle sport et DDGS de la Faculté des Sciences du sport et sous la responsabilité fonctionnelle du directeur du SUAPS.
À propos de l'offre
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De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions. -
Vacant à partir du 24/08/2026
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Assistante / Assistant de direction
