Assistant.e de direction – F/H

Secrétariat standard
✓ Assurer l’accueil et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
✓ Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
✓ Assurer la gestion des messages téléphoniques et électroniques
✓ Saisir, alimenter et mettre à jour des bases de données, tableaux de bord, mailings listes dédiées à la gestion administrative
✓ Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, …), les reproduire et les diffuser
✓ Classer et archiver les documents
Secrétariat de direction
✓ Assister les Directrices
✓ Gérer l’agenda de la Directrice et contrôler les échéances
✓ Préparer et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements de la Directrice
✓ Assurer l’interface entre les différents services et départements de la composante, la Directrice et l’Université
✓ Organiser le circuit de traitement et de signature des parapheurs
✓ Être référent I-parapheur pour les conventions
✓ Elaborer et suivre le calendrier annuel de l’UFR SMBH
✓ Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le fonctionnement de la composante
✓ Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
✓ Recueillir, traiter, diffuser et faciliter la circulation des informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de la composante
✓ Assister les personnels et les usagers et répondre aux demandes d’information
✓ Assurer le soutien logistique de l’activité de la Direction
✓ Gérer la programmation du contrôle d’accès via l’application MATRIX
✓ Gérer les commandes de la Direction
Organisation d’événements pour la direction de l’UFR
✓ Identifier les besoins, réserver les salles
✓ Demander les prestations auprès des fournisseurs (traiteurs et professionnels) et en assurer le suivi
✓ Elaborer la liste des invités et envoyer les invitations
✓ Coordonner l’ensemble des opérations avec les différents services (appariteurs, techniciens, sécurité et sûreté...)
Organisation des réunions institutionnelles
✓ Assurer en lien avec la Directrice et la Directrice Administrative
✓ Préparation des réunions institutionnelles (conseil de gestion et bureau, commission des Moyens,
commission Pédagogiques médecine et filières ; ainsi que le comité de site) : envoi des convocations,
diffusion de l’ordre du jour, élaboration et gestion des feuilles de présence, traitement des procurations,
reproduction et distribution des documents de travail,
✓ Assurer la logistique de la salle (notamment mise en place des moyens de communication par visioconférence)
✓ Assister aux différentes instances de la composante
✓ Rédiger les relevés de décisions ; les comptes-rendus et en assurer la diffusion
Soutien à la gestion RH
✓ Participer au traitement des dossiers en lien avec les directrices et la responsable du service RH
✓ Suivre les dossiers examinés en conseil de gestion restreint (rédaction des PV pour les instances)
✓ Assurer la continuité de service en cas d’absence au service RH etc